Organizovanie advokátskej kancelárie je skvelým spôsobom pre paralegálov, právnikov a právnych asistentov na podporu advokátov. V malých advokátskych kanceláriách sa právnici môžu dokonca usporiadať. Väčšina advokátskych kancelárií má centralizovaný systém archivovania a spisy sú odvolávané na advokátov len vtedy, keď je to potrebné pre prípad práce. Keďže advokáti trávia svoj čas stretnutím s klientmi, zúčastňujú sa na súdnych konaniach, prijímajú vklady a vykonávajú inú prácu, závisia od organizácie kancelárie, aby v prípade potreby našli papierovanie.
Prípadové prípady
Každý advokát v advokátskej kancelárii potrebuje systém na sledovanie informácií súvisiacich s prípadnými prípadmi.Jim Wirken, právny zástupca pre civilné súdne konanie a predseda predstavenstva Wirken Law Group v Kansas City, odporúča použiť formulár s názvom Prospective New Matter Report. Tento štandardný formulár pomáha advokátovi sledovať informácie potenciálneho klienta, vedie poznámky o konverzáciách týkajúcich sa záležitosti a zaznamenáva čas strávený konzultáciou v tejto záležitosti. Ak sa súbor s prípadom otvorí neskôr, môže advokát alebo podporná osoba použiť tento formulár na vytvorenie papierového súboru a nového súboru v databázovom systéme správy prípadov.
Organizácia súborov
Organizácia súborov je kľúčom k organizácii advokátskej kancelárie. Tento proces je dôležitý pri organizovaní spisov a pri organizovaní účtovných záznamov. Organizácia súborov tiež pomáha právnemu úradu obmedziť vnímanie klienta zo zanedbania klienta a uľahčiť jeho uchovávanie. Pre papierové súbory by mala právnická kancelária vytvoriť systém na organizáciu každej zložky súboru. Napríklad v každej časti súboru by ste mali vždy vložiť rovnaký typ dokumentov. V každej časti dokumentov môžu byť potrebné farebné karty (s číslami alebo dátumami), ktoré označujú, kde každý dokument začína a končí. Príspevky by sa mali predkladať v chronologickom poradí, a to buď s najnovším dokumentom na hornej alebo zadnej časti každej časti.
Advokátska kancelária môže vyvinúť sprievodcu zložkovú zložku a poskytnúť ju všetkým zamestnancom. Noví archovníci môžu potrebovať školenie na pochopenie sprievodcu súborom. Advokáti a zamestnanci právnej podpory by sa mali pri väčšine podaní uchádzať o profesionálnych archívov.
Elektronické ukladanie dát
Organizácia môže tiež použiť databázový systém pre správu prípadov na sledovanie prípadových a účtovných informácií. Niektoré systémy pre správu databáz zahŕňajú možnosť pripojiť faxy, elektronické dokumenty a naskenované dokumenty do súborov prípadov v elektronickej databáze. Niektoré databázové systémy sú obzvlášť užitočné pre mimoriadne úlohy, napríklad kontrolu, či má právnik konflikt záujmov o zastupovanie klienta (čo by mohlo viesť k etickému porušovaniu).
Zamestnanci a advokáti by mali absolvovať školenia o tom, ako používať tento systém správy databázy na elektronické ukladanie informácií. Advokát môže chcieť obmedziť profily používateľov, ktorí môžu vložiť alebo vymazať záznamy, aby sa zabránilo strate dôležitých informácií o klientoch.
