Zápisnice zo zasadnutí predstavenstva sú právnymi dokumentmi a sú k dispozícii na verejné prehliadky a robia z nich dôležité záznamy pre podnikanie alebo iný typ organizácie. Čím sú formálnejšie, tým dôležitejšie je, aby ich schválila rada pred ich šírením. Použitie niekoľkých jednoduchých osvedčených postupov na zaznamenávanie a schvaľovanie minút vám pomôže zefektívniť tento proces a znížiť papierovanie.
Prečítajte si proces zaznamenávania minút stretnutia poverených organizáciou. Mnohí z nich dodržiavajú Pravidlá objednávok od spoločnosti Robert, ktoré umožňujú tajomníkovi nahrávky používať šablónu na vytváranie poznámok a vytváranie minút. Spýtajte sa, kedy a či by ste mali uviesť mená členov správnej rady, ktoré robia pripomienky alebo kladú otázky, alebo či by ste mali chrániť svoje súkromie. Napríklad možno budete musieť napísať: "Bolo diskutované, že náš konkurent XYZ Corporation používa zavádzajúcu reklamu a FTC by mal byť kontaktovaný", skôr ako "Bob Smith uviedol, že veril, že náš konkurent XYZ Corporation používa zavádzajúca reklama a FTC. Debbie Jones a Hank Johnson súhlasili."
Nezabudnite zaznamenať minúty presne. Požiadajte členov predstavenstva, aby prestali hovoriť alebo aby predseda čakal pred začatím novej diskusie, kedykoľvek spadáte do poznámky. Požiadajte členov, aby zopakovali alebo objasnili všetky informácie, ktoré sa vám nezdá jasné. Opakované návrhy členov predstavenstva, vrátane pôvodného návrhu a jeho konečnej zmenenej verzie, vždy, keď je zavedený návrh. Robte to bez ohľadu na to, či je pohyb vyslaný a či prechádza. Zaznamenajte súčet všetkých hlasov, namiesto toho, aby ste jednoducho uviedli, že hlasovanie prešlo.
Pošlite zápisy predsedovi správnej rady, výkonnému riaditeľovi alebo výkonnému výboru a pošlite ich do plnej penzie, ak ide o postup vašej organizácie. Po obdržaní súhlasu na zaslanie zápisníc do plnej penzie poslať dokument všetkým členom správnej rady bez ohľadu na to, či sa zúčastnila schôdzky a či bude alebo nebude na schôdzi, na ktorej bude schválená zápisnica. Posielať minúty dostatočne skoro, aby členovia predstavenstva mohli čítať, klásť otázky o nich, diskutovať o témach výskumu a požiadať o objasnenie.
Na ďalšom zasadnutí správnej rady, ktoré je uznášaniaschopné, má predseda alebo ktorýkoľvek z členov správnej rady na nasledujúcom zasadnutí podať návrh na schválenie zápisnice správnou radou. Kvórum je minimálny počet členov správnej rady, ktorí sú povinní prijať oficiálne opatrenia. Počkajte, kým sa kandidát vysiela a potom vedúci schôdze otvorí priestor na diskusiu. Počas diskusie si vyžiadajte, aby sa podal návrh na vyslanie, vysielanie a odovzdanie, ak dôjde k zmenám alebo opravám, ktoré je potrebné vykonať v zápisnici. Po diskusii, alebo ak nejestvuje žiadna diskusia, požiadajte vedúceho schôdze, aby vám položil otázku alebo hlasujte za schválenie zápisnice.
Tipy
-
Skontrolujte, či vaša organizácia má predpis alebo iné pravidlo týkajúce sa dátumu, do ktorého členovia správnej rady musia dostať minúty stretnutí.
