Správne nahrávanie minút stretnutia je kritickým krokom, ktorý možno prehliadnuť. V niektorých prípadoch môže byť právna požiadavka zachovávať zápisnicu o zápisoch z stretnutí. Bez ohľadu na to, či je to zákonná požiadavka alebo nie, je to dobrý spôsob, ako sa všetci sústrediť na pohľad na stretnutie a poskytnúť historický prehľad o činnosti organizácie.
Program stretnutia
Nastavenie agendy pomáha udržať schôdzku neorganizovanú a umožňuje vám napísať vopred prehľad o zápisoch. To šetrí čas a uľahčuje vyplnenie políčok v každej téme, ako sa to diskutuje.
Predbežné informácie
Označte hornú časť dokumentu "Minutné stretnutia pre dátum dátum." V pravom hornom rohu uveďte základné informácie o stretnutí. Berte na vedomie názov spoločnosti, dátum a miesto stretnutia a čas, kedy sa stretnutie začalo a ukončilo.
Kto sa zúčastnil
Zápisnica by mala ukázať, kto sa zúčastnil schôdze. Uveďte názov a názov každej osoby. Ak sú účastníci z inej organizácie alebo sú telefonicky zaslepení, treba to poznamenať. Tiež si všimnite, kto prijal zápisnicu o stretnutí, čo je zvyčajne podniková sekretárka.
Diskusné témy
Udržujte témy diskusie jednoduché pri zostavovaní minút. Nechcem citovať to, čo každá osoba povedala. Sledujte základný opis témy a jasne uveďte, aké rozhodnutie alebo výsledok sa dosiahlo. V zápisniciach nie je potrebné ďalej rozpracovať.
Napíšte minúty ihneď
Napíšte okamžite minúty stretnutia. Čím viac času prechádza pred minútami, tým väčšia je pravdepodobnosť, že zabudnete na niečo dôležité. Niektorí si myslia, že je užitočné mať zapnutú magnetofón počas stretnutia, aby mali záznam, ktorý je potrebný pri zostavovaní minút. Rozosielajte kópiu minút stretnutia všetkým, ktorí sa zúčastnili.
