Jednou z bežných foriem komunikácie v podnikaní a prírodných vedách je písanie správ. Písanie obchodných a technických správ vyžaduje písomné a organizačné schopnosti, výskumné schopnosti a schopnosť interpretovať dáta a prezentovať ich spôsobom, ktorý odborníci dokážu oceniť aj laikom. Obchodné a technické správy majú veľa rovnakých prvkov, preto hlavným rozdielom medzi obchodnými správami a technickými správami je vo všeobecnosti predmetom.
Určite svoje publikum a ako budú vaše obchodné a technické informácie rozširované. Či už píšete skupinu expertov alebo zdieľate svoje skúsenosti so skupinou študentov, vedieť, že vaše publikum pomôže pri zostavovaní informatívneho, dobre prijatého prehľadu. Rozhodnite sa, či je vaša správa jednoducho písomnou formou komunikácie alebo multimediálnej prezentácie. Ak používate technológiu, ktorá prináša úžitok z prezentácie, začleňte všetky grafy, snímky, video alebo iné spôsoby, ako ilustrovať niektoré body vašej správy.
Vykonávať výskum o typoch obchodných správ a technických správ. Prečítajte si vzorové správy a šablóny, aby ste sa oboznámili s typom informácií, ktoré sa očakáva vo vašej podnikovej komunikácii.
Načrtnite svoje témy a zahrňte podtémy, ktoré vám pomôžu s výskumným procesom. Pripravte si obrys, aby ste sa sústredili na každú sekciu a pomohli vyhnúť sa meandrovaniu, čo môže spôsobiť neorganizovanú prezentáciu. Typické obchodné alebo technické správy zahŕňajú nasledujúce časti: úvod; kvalifikácie a pozadia témy; výskumné údaje; závery; a budúce úvahy.
Vytvorte prvú podstatnú časť vašej firmy alebo technickú správu. Začnite s popisom vašich kvalifikácií, záujmov a dôvodov, prečo sú vaše informácie cenné. Vysvetlite, ako môže vaše publikum využiť vaše informácie alebo ako by mali byť vaše údaje interpretované. Nehovoríte publiku o tom, ako vnímať vaše zistenia alebo ako vytvoriť názory na vašu správu. Namiesto toho by mala vaša správa začať s kontextom vašich informácií. Napríklad, ak píšete o trendoch na pracovisku týkajúcich sa práce na diaľku, vysvetlite, ako môžu spoločnosti využiť vaše zistenia na formulovanie telekomunikačných opatrení.
Zostavte výskumné poznatky a údaje. Organizácia vášho výskumu je mimoriadne dôležitá, pretože vaše publikum spochybňuje vašu odbornosť, ak predložíte nespoľahlivé, zastarané alebo neplatné zistenia. Uistite sa, že vaše údaje sú obzvlášť relevantné pre vaše témy a reštrukturalizujte ich spôsobom, ktorý je zrozumiteľný.Pokiaľ vaše publikum nie je zložené len z odborníkov s hlbokými znalosťami technického a obchodného žargónu, nechajte svoj výskum jednoduchý. Nahraďte žargón s termínmi, ktoré sú laikom známe, a zoznámte sa so svojim výskumom pútavým spôsobom.
Pripravte si diskusiu o vašich zisteniach vrátane záverov a navrhovaných spôsobov, ako začleniť vašu správu do obchodných alebo technických procesov. Bez toho, aby ste boli rozdelení, objavte svoje nálezy inovatívnym a kreatívnym spôsobom. Obchodné a technické správy majú niekedy dobrú povesť, že sú stále a konzervatívni. Môžete inšpirovať kreatívne využitie vášho prehľadu prostredníctvom zobrazovania údajov, ktoré môžu publikovatelia v budúcnosti používať.
Zostavte časti dokumentu v logickom poradí. Po dokončení každej sekcie napíšte krátky úvod - často je ľahšie zostaviť úvod, ak máte možnosť skontrolovať celkový návrh. Váš úvod by mal byť stručný - účelom úvodu je jednoducho poskytnúť svojmu publiku zážitok z témy vašej firmy alebo technickej správy.
Umožnite si čas upraviť a upraviť svoj prehľad. Je dobré odložiť správu a vrátiť sa k nej o deň alebo dva neskôr s novou sériou očí. Pokiaľ je to možné, požiadajte svojho kolegu o preskúmanie vášho návrhu. Zahrňte akékoľvek návrhy, ktoré považujete za dodatočné k dôveryhodnosti a využiteľnosti vašich informácií.
