Je dôležité, aby ste napísali správu o údajoch, ktorá bude efektívne komunikovať so zamestnancami, ktorí majú len niekoľko minút na prekonanie vašej správy. Jednou z kľúčových vecí, ktoré je potrebné zahrnúť, je vizuálne zobrazenie najdôležitejších údajov, ako sú grafy a grafy. Mali by ste tiež udržiavať jazyk stručne a bez žargónu.
Prehľad písania správnej analytickej správy
Prvým krokom je načrtnúť správu podľa akýchkoľvek usmernení, ktoré musíte dodržiavať. Každá spoločnosť má zvyčajne vlastný formát na písanie správ a musíte postupovať podľa vášho formátu. Tento obrys vám v podstate poskytne plán, ktorý budete dodržiavať pri písaní správy a dúfajme, že vám pomôžeme s každým blokom spisovateľa, ktorý môže vzniknúť neskôr. Mali by ste vyhotoviť vašu správu, aby ste vysvetlili a analyzovali všetky údaje a závery dosiahnuté v ľahko čitateľnom formáte. Ak je vaša správa dlhá, môže byť potrebné zahrnúť aj obsah.
Zvážte vizuálny aspekt
Dáta samé osebe môžu byť abstraktné a ťažko prepojiteľné. Takže by ste mali byť štedrí v používaní grafov, grafov a tabuliek na ilustráciu výsledkov vašej analýzy. Tam, kde je to potrebné, môžete do textu uviesť odkazy na vysvetlenie dôležitých grafiky. Váš čitateľ by mal vedieť, čo je najdôležitejšie pre každú grafiku, a preto by ste ju mali zdôrazniť, namiesto toho, aby ste práve opísali to, čo už možno vidieť. Tiež sa uistite, že vaše textové odkazy sú blízke grafike, ktorú odkazujú, takže čitatelia môžu vytvoriť spojenie medzi týmito dvoma.
Vytvorte hrubý koncept
Akonáhle skončíte s obrysom, vytvorte hrubý návrh, ktorý obsahuje najdôležitejšie informácie, štruktúrované podľa osnovy. Technické detaily nie sú teraz dôležité. môžu byť pridané neskôr. Cieľom je najskôr uviesť najdôležitejšie informácie, aby ich čitateľ mohol ľahko nájsť, keď dostanú vašu správu. Pamätajte, že veľa vašich čitateľov je zaneprázdnených. Nezabudnite byť opatrní pri používaní žargónu a vyhnúť sa tomu, kde je to možné.
Zhrnutie a abstrakt
Hoci sa objavujú na začiatku vašej správy, súhrnné a abstraktné sú posledné aspekty, ktoré napíšeme. Obe časti predstavujú zhrnutie správy s dôležitými závermi správy. Preto ich píšete naposledy.
Výkonné zhrnutie má v správe o analýze údajov svoj vlastný význam. Dôvodom, prečo sa to nazýva súhrnné zhrnutie, je, že je to súhrn pre vedúcich pracovníkov spoločnosti. Títo sú pravdepodobne zaneprázdnení ľudia, ktorí nemajú čas na prečítanie celej správy a prechádzajú všetky jemnejšie detaily. Preto by ste sa mali čo najviac snažiť zachytiť hlavné body správy v zhrnutí, ako je cieľ, hlavné body údajov a závery. Buďte čo najkonkrétnejší a zahrňte najdôležitejšie body. Ak vedúci predstavitelia môžu okamžite pochopiť, o čom sa správa týka, len čítaním zhrnutia, potom ste vykonali svoju prácu.
Vykonajte revízie
Revidujte svoju analýzu údajov toľkokrát, koľkokrát potrebujete, a uistite sa, že tieto informácie organizujete logicky koherentným spôsobom. Vyhnite sa objemným, nudným odsekom a použite biely priestor na to, aby bola správa esteticky príťažlivá. Prezentujte tabuľkové informácie ako grafy. A napokon vyhnite sa používaniu pasívneho hlasu.
