Podanie je jednou z tých dôležitých úloh, ktoré nikto z nás nerobí. Pri nastavovaní nového systému archivovania budete chcieť urobiť takým spôsobom, že je pre vás jednoduché používať. Niektorí ľudia chcú nastaviť svoj systém abecedou a niektorými číslami. Ostatné ho nastavili podľa kategórie a potom podľa abecedy. Vyberte si, čo vám vyhovuje.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Spisovacia skrinka
-
Záložné súbory manilly
-
Zásuvkové kartóny
-
Jemná bodová značka
Usporiadajte svoje kategórie, napríklad nájom alebo hypotéku. Súbory pre vašu budovu, nástroje a zásoby vyčistite. Prejdite všetky dokumenty. Dajte každému subjektu kategóriu. Snažte sa, aby sa vaše kategórie zhodovali s kategóriami IRS, uľahčuje to na konci roka.
Vytvorte rozdeľovač pre každú kategóriu. Napíšte na delič, akú kategóriu to je. Odložte ich.
Keď zaplatíte účet, napíšte dátum, ktorý ste zaplatili, za časť účtu, ktorú si ponecháte, alebo s príjmom. Ak používate šeky, napíšte kontrolné číslo a čiastku zaplatenú na potvrdení. Ak zaplatíte elektronicky, napíšte potvrdzovacie číslo a sumu, ktorú ste zaplatili. Uveďte všetky svoje dokumenty v deň, kedy ste pracovali na ňom, aj keď to nie je účet. Medzi príklady ďalších dokumentov patrí bankové zúčtovanie, faktúry za objednávky a účty zasielané zákazníkom. Potom dokumentujte každý doklad alebo kus papierovania vo vašom účtovnom systéme. Quickbooks a Microsoft Money majú vynikajúce programy pre účtovníctvo malých podnikov.
Nastavte priečinok manila pre každú samostatnú časť kategórie, ktorú ste uviedli v kroku 1. Príkladom by mohla byť kategória Utilities a adresári by boli ABC Electric, CITY voda a kanalizácia a INT pripojenie na internet. Ak má vaša firma predajcov, nastavte pre každého dodávateľa jednotlivé súbory. Nastavte súbory pre každého z vašich zákazníkov. Prejdite cez každú kategóriu a nastavte všetky jednotlivé zložky.
Nastavte súbor pre každého zamestnanca. Pretože väčšina malých firiem nemá personálne oddelenia na spracovávanie zamestnancov a vedenie záznamov o nich, budete musieť mať na nich aspoň jeden jednoduchý súbor. Umiestnite svoje záznamy o mzdách. Zdokumentujte všetky školenia, ktoré absolvovali. Ponechajte kópie licencií, ak sú požadované. Budete tiež chcieť dokumentovať akékoľvek spory, ktoré s vami mohli mať. Zapíšte si, o akom spore ide a aký bol výsledok.
Ak si kúpite niečo pre svoju firmu, uchovajte si samostatný súbor príjmov. Najprv ich dokumentujte vo svojej knihe. Potom ich chcete vložiť do súboru. Raz za mesiac prejdite cez doklad o príjme a umiestnite ich do správneho súboru a kategórie. Môžete zakompilovať mesačné príjmy a napísať mesiac na ne. Dokonca aj ak používate kreditnú kartu, je to ďalšia dokumentácia, ak by ste mali byť auditované IRS.
Položte rozdeľovače kategórie do kartotéky pomocou abecedy. Abecedizujte každú z priečinkov v rámci tejto kategórie. Umiestnite ich za rozdeľovač. Prejdite cez každú kategóriu a vložte ich.
Tipy
-
Môžete si prispôsobiť ľubovoľný systém archivovania, ktorý vám uľahčí používanie. Tak dlho, kým nájdete informácie rýchlo, je to dobrý systém podávania.
