Koordinácia projektu sa vo všeobecnosti vzťahuje na plánovanie a riadenie viacerých úloh súčasne. Koordinácia je nevyhnutná pre podnik, ktorý sa zaoberá dvoma alebo viacerými súvisiacimi projektmi. Projekty sa líšia podľa podnikateľských cieľov, ale môžu zahŕňať spustenie nového produktu alebo rozširovanie služieb do nových oblastí. Koordinátor projektu má často rôzne úlohy a zodpovednosti v závislosti od odvetvia, veľkosti podniku a cieľa projektu. Napríklad spoločnosti by mohli určiť samostatných koordinátorov projektov na riešenie domácich a medzinárodných záležitostí; zatiaľ čo malé podniky môžu plniť základné povinnosti koordinácie projektov do riadiacej funkcie. Koordinátori projektov môžu slúžiť ako rozhodujúci činitelia alebo asistentov vedenia manažérov.
základy
Rozsah projektu (napr. Integrácia projektov s rôznymi tímami alebo zvažovanie alternatívnych možností) a časový rámec (krátkodobý aj celkový termín) predstavujú základné charakteristiky - najmä preto, že úspešná koordinácia si vyžaduje dlhodobé plánovanie spojené s bezproblémovým prevedením. Ak napríklad vaša firma plánuje otvoriť nové miesto, musíte presne predvídať, ako dlho bude trvať stavba obchodu, získanie potrebných povolení, nákup nábytku alebo vybavenia, ako aj prenájom a školenie dostatočného počtu pracovníkov. Takže oneskorenie prijímania základných dodávok môže ovplyvniť celý projekt, napríklad pridaním dodatočných nákladov na projekt.
zamestnanci
Ak chcete zachovať efektívnosť, zvážte určenie jednej osoby alebo tímu ľudí, ktorí budú pôsobiť ako koordinátor projektu. Koordinátori projektu musia mať silné zručnosti na riešenie problémov s cieľom predvídať a reagovať na nečakané oneskorenia alebo situácie. Okrem toho by mali byť schopní komunikovať a rokovať s rôznymi typmi ľudí. Ak projekt zahŕňa prácu s podnikaním v Mexiku, koordinátori by si mali uvedomiť, že v Mexiku sa obchodné zvyky odlišujú od Spojených štátov. Ak nemôžete vytvoriť nezávislú úlohu koordinátora projektu, upravte povinnosti koordinátora projektu, aby ste slúžili ako pomocný asistent. Napríklad projektový asistent môže naplánovať schôdze, pripraviť agendy a posúdiť pokrok s celkovým cieľom podpory efektivity projektu.
softvér
Začlenenie softvérových programov na zvýšenie efektivity, ako je udržiavanie projektových súborov a správa kľúčových informácií. Pre určité projekty, tabuľky, grafy alebo stenové grafy fungujú efektívne. Využívate aj programy ako Microsoft Excel alebo Project, alebo dokonca vyvíjať proprietárny softvér. Môžete napríklad navrhnúť program zameraný na dôležitý aspekt, ako sú celkové náklady na projekt alebo problémy kontroly kvality. Uistite sa, že informácie o projekte sú pre kľúčových účastníkov ľahko prístupné.
dôležité informácie
Niektoré projekty zahŕňajú ľudí z rôznych organizácií alebo podnikov, ktorí spolupracujú na dosiahnutí podobného cieľa. Priebežne analyzujte riziká projektu, napríklad ak člen tímu nie je schopný získať povolenie alebo dodať dodávky včas. Koordinácia projektu musí zahŕňať pohotovostné plány, ktoré možno v prípade potreby rýchlo implementovať.
management
Kroky koordinácie projektu zvyčajne zahŕňajú vytvorenie celkového cieľa, plánovanie základných úloh a realizáciu a kontrolu projektu. Vytvorte analýzu SWOT (silné, slabé stránky, príležitosti, hrozby) alebo STEP (sociálne, technologické, ekonomické a politické) v rôznych fázach s cieľom vyhodnotiť vývoj projektu.
