Vytvorenie tabuľky sledovania na zaznamenávanie úspor nákladov a vyhýbanie sa nákladom umožňuje organizácii hlásiť presne tak úsporné, ako aj "mäkké" úspory. Tvrdé úspory sú v porovnaní s predchádzajúcim rokom nižšie. Mäkké úspory sú menej hmatateľné a môžu zahŕňať rokovanie o nižšom náraste nákladov od dodávateľa alebo o "bezplatné" vzdelávanie, ktoré prichádza s nárastom sadzieb. Vytvorenie tabuľky na sledovanie úspor je rozhodujúce pre poskytnutie stimulov pre tých, ktorí sú zodpovední za nákupy.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Tabuľkový program
-
Minulé prevádzkové náklady
-
zmluvy
Prevádzkové náklady skupiny do logických kategórií. Kategórie môžu byť podľa typu, napríklad zoskupovanie všetkých pomôcok. Ak sú viacerí zamestnanci zodpovední za nákup, skupinové výdavky zodpovednej osoby.
Zadajte nadpis "Výdavky" v prvej bunke tabuľky. Pod položkou zadajte názov kategórie a potom uveďte názvy výdavkov v bunkách nižšie. Opakujte pre každú kategóriu.
V nasledujúcom stĺpci zadajte nadpis stĺpca "Skutočné" a rok. Pod ním zadajte doláre stráviteľné v bunke napravo od každého názvu výdavku. Označte ďalší stĺpec "Úpravy" a zadajte akékoľvek zmluvné zvýšenie alebo zníženie v rovnakom riadku výdavkov, na ktorý sa vzťahuje. Označte ďalší stĺpec "Benchmark" a zadajte vzorec, ktorý vynásobí Skutočné sumy o jeden plus nastavenie: (Skutočné * (1 + Úpravy)).
Určte množstvo vyrobených položiek v minulom roku a plánovanú výrobu na budúci rok. V hornej časti ďalšieho riadka zadajte hodnotu "Na jednotku". Pre všetky príslušné výdavky, ako sú materiál a práca, zadajte vzorec, ktorý upraví referenčnú hodnotu na nové množstvá: (Benchmark / Množstvo minulého roka * Množstvo v tomto roku).
Zadajte "Aktuálny" a aktuálny rok v hornom riadku ďalšieho stĺpca a nechajte ho prázdne, kým nie sú známe skutočné sumy výdavkov. Nadpis v nasledujúcom stĺpci "Rozdiel". Pre každý náklad zadajte vzorec, v ktorom sa odpočíta skutočné tohtoročné výdavky od čísla v stĺpci benchmark.
Po každej kategórii vložte dve prázdne riadky. Na prvom riadku napíšte "Medzisúčet". V bunke vedľa neho zadajte vzorec, v ktorom všetky náklady v danej kategórii pridajte spolu a skopírujte ich do všetkých stĺpcov v tabuľke. Po poslednej kategórii napíšte v prvom stĺpci a v bunke vedľa položky "Celkom" zadajte vzorec na pridanie všetkých medzisúčtov všetkých kategórií. Skopírujte to vo všetkých stĺpcoch v tabuľke.
Zadajte výdavky podpisom nových zmlúv alebo faktúrami. Vložte ďalšie riadky pre akékoľvek nové výdavky alebo na zníženie nákladov na úspory nákladov.
Tipy
-
Zvýšte vlastníctvo celkových nákladov tým, že vopred rozhodnete, ako budú odmenené úspory. Medzi kľúčové rozhodnutia patrí, či budú zamestnanci odmenení za čisté úspory za všetky svoje výdavky a za manipuláciu s nehmotnými úsporami, ktoré majú vplyv na inú kategóriu. Stĺpec úprav môžete použiť aj na nastavenie cieľov. Uvedením požadovaného percentuálneho podielu úspor pre každú kategóriu sa vytvoria cieľové hodnoty pre každý náklad. Nezabudnite zahrnúť zlepšenia procesu, ktoré vedú k nižším prevádzkovým nákladom alebo k zníženiu pracovných hodín.
