Ak ste niekedy pracovali na administratívnej pozícii, môže byť vašou úlohou prepísať minúty. Môže to byť ťažšie, ako si myslíte, že prepíšu minúty. Prepisovanie minút znamená dosiahnutie správnej rovnováhy medzi reprodukciou príliš málo a príliš veľa poznámok, ktoré ste vzali na vašom stretnutí. Okrem toho musíte vykonávať nielen ostré počúvacie schopnosti, ale dobrú redakčnú citlivosť. Podľa pokynov uvedených nižšie môžete vytvoriť profesionálny minútový prepis.
Do svojho prepisu čo najskôr po vašom stretnutí. Budete si môcť ľahko pripomenúť, čo sa na stretnutí vyskytlo.
Správne opravte svoj zápis. Zaznamenajte účastníkov stretnutia, ciele stretnutia a dátum / trvanie stretnutia. Mali by ste tiež zahrnúť kľúč, ktorý obsahuje zoznam iniciálok účastníkov spolu s ich úplnými menami, pretože vždy, keď účastník hovorí, môžete svoje vyhlásenia predbežne inicializovať.
Prepis schôdze v chronologickom poradí. Rozdeľte diskusie / rozhovory podľa témy, ak sa na stretnutí diskutovalo viac ako jedna téma. Napríklad, ak sa diskusia zmenila z rozpočtových obáv na ľudské zdroje, predchádzajte nasledujúci rozhovor takto: "Diskusia sa zmenila na úvahy oddelenia ľudských zdrojov …"
Rozlišujte medzi dôležitými a nedôležitými diskusiami na vašom stretnutí. Napríklad, určite nechcete prepisovať chvíle, keď niekto odišiel z témy a hovoril o osobných záležitostiach. Namiesto toho, aby sme spomenuli, že diskusia sa odvrátila, napíšte buď elipsy "…", alebo niečo podobné, "Po asi hodine nesúvisiacej konverzácie …"
Uložte svoj dokument na pevný disk (alebo na jednotku flash) pred vytlačením. Minútová transkripcia zaznamenáva väčšinu dôležitých obchodných rozhodnutí, preto je nevyhnutné, aby tieto rozhodnutia boli uložené na budúce použitie.
Tipy
-
Vždy skontrolujte pravopis a grammer predtým, než pošlete svoje minúty transkripciu svojmu šéfovi. Spýtajte sa svojho šéfa, ak existuje šablóna, ktorú môžete použiť na prepísanie minút. Ak nie, opýtajte sa, či existujú predchádzajúce minútové prepisy, ktoré môžete uviesť pri písaní vlastných.
Výstraha
Buďte veľmi opatrní pri zaznamenávaní akýchkoľvek výbuchov na stretnutí. Nehovorte o osobe, ktorá je za výbuchom, ale uveďte niečo ako: "Bolo to silne povzbudené, že …" Ak sa niekedy necítite presvedčiť, že sa meno spojí s rozhovorom, poraďte sa s predsedom stretnutia.
