Počítače sú skutočnosťou každodenného života. Je ťažké myslieť na firmu, ktorá nepoužíva počítač. Počítače uľahčili veľa vecí v účtovníctve. Existujú však aj oblasti, ktoré by si mali užívatelia uvedomiť.
Účtovníctvo pred počítačmi
Pred príchodom počítačov bola účtovná práca ručne zadaná do účtovných kníh. Na rôznych účtoch boli vedené samostatné časopisy vrátane pohľadávok, splatných účtov, záznamov o zásobách atď. Bol to nákladný, namáhavý a pomalý proces. Neskôr boli kalkulačky použité na pomoc pri tabuľovaní čísel a fakturácií. Ale metódy boli stále pomalé a plné chýb. Mnohé chyby boli vykonané jednoducho kvôli zlému ovládaniu alebo chybným výpočtom.
Používanie počítačov v účtovníctve
V súčasnej dobe podniky prebiehajú rýchlo. Globálne podnikateľské prostredie si vyžaduje ešte rýchlejšie spracovanie údajov. Veľké aj malé spoločnosti profitujú z účtovných softvérových programov. Počítačové tabuľky umožňujú používateľom v reálnom čase okamžitý prístup k informáciám hlavnej knihy o pohľadávkach, splatných účtoch, úrovniach zásob, stave objednávky, predaji a mzdových nákladoch.
Výhody počítačov
Dve výhody, ktoré ponúkajú počítače, sú rýchlosť a flexibilita. Účtovné funkcie sú oveľa jednoduchšie dokončiť a vyžadujú menej práce, keď sa vykonávajú pomocou počítača. Opakované dvojité vstupné účtovnícke funkcie sú presné a rýchlo a ľahko realizovateľné. Ak chce manažér vyskúšať konkrétnu obchodnú stratégiu, napríklad rozšírenie výrobnej linky, môže spustiť rýchle spúšťanie rôznych scenárov pomocou počítačového programu a analyzovať jeho možnosti.
Nevýhody počítačov
Pri používaní počítačov ponúka rýchlosť a jednoduchosť, existujú určité nevýhody. Počítače sú len také dobré ako informácie, ktoré im boli poskytnuté, a nemusia rozpoznať chyby vo vstupných alebo logických informáciách. Používatelia môžu ľahko manipulovať s počítačmi, aby zabili spoločnosti. Účtovníci musia podniknúť kroky na ochranu údajov spoločnosti pred zneužitím, poškodením alebo hackovaním.
