Rozpočet kancelárskych dodávok je rozpis nákladov, ktoré môžu slúžiť ako plán výdavkov. V písomnej forme sa v rozpočte uvádza, ako spoločnosť vynaloží prostriedky určené na dodávky používané pri kancelárskych operáciách. Plán by mal byť realistický, aby ho bolo možné ľahko pochopiť a dodržiavať. Rozpočet kancelárskych potrieb je nevyhnutným nástrojom na meranie celkových nákladov podniku. Príprava rozpočtu vám umožní efektívne spravovať náklady a udržiavať primeraný rozsah prevádzkových výdavkov, ktorý neprekročí príjmy z podnikania. Základný rozpočet kancelárskych dodávok zvyčajne zahŕňa iba výdavky, ktoré sú nevyhnutne potrebné na efektívne fungovanie podniku. Rozpočet možno podľa potreby časom zvyšovať, zatiaľ čo podnik rastie.
Skontrolujte kancelárske potreby, ktoré sú nevyhnutné pre prevádzku firmy. Vytvorte tabuľku, v ktorej sa uvádzajú položky ako perá, rôzne druhy papiera, značky, ceruzky, atramenty pre tlačiareň, zošívačky a sponky, sponky na papier, priečinky so súbormi, zásielky, obálky a pásky. Nezabudnite uviesť položky, ktoré sú špecifické pre vašu konkrétnu firmu. Napríklad, ak poskytujeme zálohovanie údajov alebo riešenie ukladania médií, budete potrebovať disky CD alebo DVD a iné špecializované zásoby a zariadenia.
Skontrolujte cenu položiek a získajte mesačné množstvo pre každú položku. Dokumentujte výpočty v tabuľke. Pridajte všetky jednotlivé čísla pre každú položku spoločne pre celkový mesačný rozpočet. Potom vynásobte mesačný celkový počet 12 za ročnú sumu rozpočtu kancelárskej dodávky. Pridajte ďalších 10 percent na rozšírenie.
Vyskúšajte rôznych predajcov kancelárskych potrieb, aby ste našli najlacnejšie ceny. Vytvorte samostatnú tabuľku na porovnanie údajov od rôznych dodávateľov pre položky, ktoré pravidelne používate na vykonávanie podnikania. Nezávislí predajcovia často dodávajú cenové ponuky, ktoré by ste mali zvážiť. Vypočítajte odhady dodávateľov pre približné priemerné mesačné náklady. Zahrňte tieto údaje plus 10 percent na tabuľku.
Porovnajte celkové odhady dodávateľov s aktuálnym a pôvodným odhadom. Vytvorte kópiu tabuľky s pôvodným odhadom z kroku 1 a použite pri zvažovaní zmien cien. Použite novú tabuľku ako šablónu pre aktuálny rozpočet. Upravte ceny pre položky, ktoré sa v rôznych dodávateľoch nachádzajú menej. Všimnite si dodávateľa, cenu a dátum v tabuľke pre budúce sledovanie. Zvážte každú položku v zozname a odstráňte tie, ktoré nie sú absolútne potrebné.
Každoročne vyhodnocujte a kontrolujte rozpočet. Skúste použiť rozpočtový nástroj, aký ponúka spoločnosť Microsoft na správu finančných prostriedkov kancelárskych potrieb. Vytvorte systém sledovania rozpočtu kancelárskych dodávok dôsledne. Pravidelne upravujte a preskúmajte ceny a využitie dodávok. Upravte rozpočet podľa nových zistení a upravte, ak je to možné. Ak dôjde k prekročeniu výdavkov, podniknite kroky na zistenie zníženia iným spôsobom tým, že využijete výhody predaja a ďalších ponúk dodávateľov.
