Úspešná firma sa spolieha na efektívne riadenie kancelárií. Vytváranie a udržiavanie zoznamu kancelárskych potrieb je jedným zo spôsobov, ako udržať vašu kanceláriu na špičkovej úrovni. Kancelársky zoznam dodávok je zoznam dodávok, ktoré vaša kancelária potrebuje na vykonávanie svojich každodenných funkcií. Použitie zoznamu kancelárskych potrieb zabezpečuje, že pri objednávaní spotrebného materiálu nezabudnete na dôležité položky.
Vytvorte inventár všetkých kancelárskych zariadení, ktoré využívajú pracovníci vašej spoločnosti. Ak chcete zostaviť rozsiahly zoznam, prechádzajte si svoju administratívnu budovu. Po nástupe do kancelárie berte na vedomie kancelárske vybavenie, ktoré používate. Cestujte po kancelárii vrátane kopírovacích miestností, miestností na príjem pošty, miest recepcií, miestností na prebúdzanie a toalety.
Umiestnite každý kus kancelárskych zariadení do určitej kategórie. Tým sa eliminuje duplicita. Zahrnuté sú aj všeobecné kancelárske potreby, technológie a elektrické zariadenia, stacionárne a papierové výrobky, čistiace prostriedky a rôzne.
Vyhodnoťte prevádzkové požiadavky pre každý kus zariadenia. Napríklad tlačiarne potrebujú atrament. Počítače potrebujú šnúry. Súborové skrinky potrebujú súbory. Kaviareň potrebuje vložky. Dávkovače mydla potrebujú mydlo.
Zadajte zhromaždené údaje do tabuľky. Použite samostatné stĺpce pre hlavné kategórie, zoznam kancelárskych zariadení a skutočné kancelárske potreby. Použitím tabuľky môžete podľa potreby zoradiť svoj zoznam kancelárskych potrieb alebo pridať ďalšie informácie, napríklad identifikačné čísla častí alebo výrobkov.
Tipy
-
Ak je vaša spoločnosť veľká, možno budete chcieť od každého oddelenia požiadať o tie oddelenia špecifické dodávky, ako sú kontrolné registre a personálne záznamy zamestnancov. Ak chcete ľahko identifikovať potreby kancelárskych potrieb, môžete pomocou tabuľky udržiavať súčasný inventár kancelárskych a kancelárskych potrieb. Pravidelne vyhľadajte svoj inventár, aby ste predišli výpadku zásob.
