Stále viac firiem buď outsourcuje riadenie projektov, alebo zamestnáva odborníkov na zvládnutie tejto úlohy. So zmenami v priemysle môže byť ťažké nájsť kvalifikovaných ľudí, ktorí sú na vrchole najnovších trendov a stratégií. Iba 2,5% organizácií úspešne dokončilo všetky svoje projekty. Neuspokojivé je 70% projektov. Ak vezmeme do úvahy tieto čísla, môžete sa opýtať, či je alebo nie je vhodné zamestnať projektového manažéra. Rovnako ako všetko ostatné, existujú výhody a nevýhody, ktoré je potrebné zvážiť. Kvalifikovaný projektový manažér môže znížiť vaše náklady, zefektívniť riadenie pracovných postupov a pomôcť pri raste vášho podnikania.
Projektoví manažéri
Bez ohľadu na to, či máte malú firmu alebo zavedenú organizáciu, možno nebudete môcť zvládnuť všetky typy projektov od začiatku do konca. Niektoré projekty sú mimoriadne komplexné a majú krátky termín alebo vyžadujú špeciálne schopnosti, ktoré váš tím nemusí mať. Kvalifikovaný projektový manažér vám môže pomôcť zorganizovať a spravovať časovo náročné úlohy. Skúsený projektový manažér motivuje váš tím, riadi zdroje, hodnotí výsledky, poskytuje spätnú väzbu a nájde spôsob, ako zvýšiť kvalitu a znížiť náklady alebo čas. Ďalšie zručnosti v oblasti riadenia projektov zahŕňajú zdokonalené plánovacie techniky, reakciu na zmeny, lepšiu komunikáciu, kontrolu kvality a riadenie rizík.
Efektívne nastavenie cieľa
Väčšina projektov zlyhá jednoducho preto, lebo manažéri nemajú jasný cieľ. V roku 2013 bolo menej ako tretina všetkých projektov doručená včas av rámci prideleného rozpočtu. Z tohto dôvodu je prvoradé nastavenie cieľov SMART. SMART ciele sú špecifické, merateľné, dosiahnuteľné, realistické a časovo viazané. To je skratka SMART. Ciele SMART zabezpečia, že vaše projekty budú doručené včas bez prekročenia rozpočtu. Profesionálni projektoví manažéri majú odborné znalosti a nástroje potrebné na vytváranie prognóz, riadenie nákladov projektu a určenie rizík počas celého životného cyklu projektu.
Zlepšená komunikácia
Riadenie projektov umožňuje efektívnejšiu komunikáciu medzi vodcami a ostatnými zamestnancami zapojenými do projektu. Skúsení projektoví manažéri sú efektívni pri riadení zainteresovaných strán, ktoré sú rozhodujúce pre úspech projektu. Projektoví manažéri udržiavajú súdržnosť tímov, uľahčujú stretnutia, vyžadujú odborníkov na predmet, brainstormujú nápady a monitorujú spätnú väzbu v reálnom čase. Komunikácia je ľahko najdôležitejším aspektom každého projektu a je potrebnou zručnosťou pre každého profesionálneho projektu.
Vyššia spokojnosť zákazníka
Projekty môžu priniesť nové funkcie a otvárať nové služby alebo produkty na potěšenie zákazníkov, alebo projekty môžu prispieť k zníženiu nákladov pre zákazníkov. Vzhľadom na to, že metodológia riadenia projektov uprednostňuje faktory kvality, ako sú funkcie, ktoré zákazníci chcú, spoločnosti s úspešným riadením projektov majú väčšiu spokojnosť so zákazníkmi. To sa premieta do väčšieho príjmu a rastu podnikov. Vaša organizácia bude známa tým, že prinesie vynikajúce výsledky.
Vysoká úroveň odbornosti
Pri prijímaní projektového manažéra alebo outsourcingových projektov bude vaša spoločnosť využívať vysokú úroveň odbornosti. Ľudia vo vašej organizácii sa naučia nové veci a získajú nový pohľad, ktorý prispeje k ich profesionálnemu rastu. Vedenie projektov navyše uvoľní váš čas, takže sa budete môcť sústrediť na kľúčové aspekty vašej firmy. Skúsený projektový manažér bude schopný vyjadriť projektový proces a riadiť všetky oblasti projektu vrátane personálu a dodržiavania predpisov.
Presné hodnotenie rizika
Viac ako 75 percent spoločností nemá dôveru v úspech projektu. Nadmerné prepracovanie, dotvarovanie rozsahu, slabá komunikácia a nejasné ciele sú často vinníkmi. Projektový manažment umožňuje vziať si vypočítané riziká a efektívnejšie alokovať zdroje. Identifikujete, aké sú riziká pred začiatkom. Týmto spôsobom môžete v počiatočnom štádiu naplánovať akékoľvek problémy a robiť inteligentnejšie rozhodnutia, keďže riziká vznikajú počas celého životného cyklu projektu. Efektívne riadenie rizík vám tiež umožňuje využívať pozitívne riziká alebo príležitosti, keď k nim dôjde.
Konzultácie s projektmi
Ak manažér projektu nemá správne skúsenosti alebo vedomosti, existuje veľa problémov, ktoré môžu vzniknúť. Strata zdrojov, plánovacie problémy, bezpečnostné problémy a medziľudské konflikty sú hlavnými nevýhodami riadenia projektov. Okrem toho môže vaša organizácia vynaložiť vysoké náklady na outsourcing prác alebo prijímaním nových zamestnancov na dokončenie projektu. Niekedy môže projektový manažment narušiť každodennú prevádzku alebo ísť drasticky nesprávne.
Vysoké náklady
Ak zamestnávate manažéra projektu, očakávajte, že budete investovať do špeciálneho softvéru. Tieto programy môžu byť nákladné a ťažko realizovateľné. Keďže ich váš tím bude používať, môžu potrebovať školenie. V závislosti od vašich potrieb možno budete musieť prenajať odborníkov alebo špecialistov, ktorí vám pomôžu s projektom. Často sa bude od zainteresovaných strán vyžadovať, aby zahŕňali funkcie, ktoré neboli pôvodne plánované. Všetky tieto problémy môžu rýchlo zvýšiť náklady na projekt.
Zvýšená zložitosť
Projektový manažment je komplexný proces s viacerými etapami. Niektorí odborníci majú tendenciu komplikovať každý proces, čo môže spôsobiť zámenu vášho tímu a spôsobiť oneskorenie pri poskytovaní projektov. Môžu sa stať prísnymi alebo presnými vo svojich plánoch, vytvárajúc stresujúce prostredie v rámci organizácie. Projekty s veľkým rozsahom budú zvyčajne zložitejšie, najmä ak nie je tím venovaný len práci na projekte. Členovia tímu z viacerých funkcií môžu zaostávať vo svojej každodennej práci a pridávať ďalšiu vrstvu zložitosti.
Komunikačné režijné náklady
Keď najmete tím pre riadenie projektov, do vašej spoločnosti sa pripoja noví zamestnanci. To pridáva ďalšiu vrstvu komunikácie a nemusí sa vždy zhodovať s vašou organizačnou kultúrou. Preto odborníci odporúčajú, aby bol váš tím čo najmenší. Čím väčší tím je, tým vyššia je komunikačná réžia. Niekedy je pre projekt potrebný veľký tím, takže je dôležité nájsť projektových manažérov, ktorí majú silné komunikačné schopnosti v rozmanitosti ľudí.
Nedostatok kreativity
Niekedy vedenie projektu ponecháva malý alebo žiadny priestor na kreativitu. Vedúci tímov sa buď nadmerne zameriavajú na riadiace procesy, alebo si stanovujú prísne lehoty a prinútia ich zamestnancov pracovať v rámci prísnych parametrov. To môže odradiť od kreatívneho myslenia a brániť inováciám, ktoré by mohli byť prínosom pre projekt. Je dôležité, aby projektový manažér vedel, kedy má inšpirovať tvorivosť a kedy striktne dodržiavať plán projektu.
Organizácia môže rásť a dosiahnuť úspech bez toho, aby bol zavedený projektový manažment. Napriek tomu, zamestnávanie kvalifikovaných odborníkov na zvládnutie týchto aspektov môže otvoriť nové príležitosti a pomôcť vašej spoločnosti dosahovať svoje ciele rýchlejšie.
