Účtovníci pracujú každý deň rôznymi údajmi, od finančných údajov až po množstvo zásob do pracovných hodín. Aby mohli údaje využívať, zamestnanci účtovníctva potrebujú miesto na uloženie údajov. Miesto, kde spoločnosť ukladá svoje účtovné údaje, sa nazýva systém účtovníckych informácií. Väčšina spoločností obsahuje počítačové technológie na usporiadanie týchto záznamov a umožňuje používateľom prístup k týmto záznamom.
Účetné údaje
Účetné údaje pozostávajú z finančných a nefinančných údajov. Finančné údaje poskytujú podrobnosti o informáciách o účtovných výkazoch, účtovných závierkach a žiadostiach vlády. Okrem prehľadov vedú aj účtovníci zálohovú dokumentáciu, ktorú je možné použiť na overenie hlásených čísel. Nefinančné údaje pozostávajú z objemov predaja, objemov výroby, pracovných hodín a opisov majetku. Nefinančné údaje podporujú vykázané finančné čísla. Množstvá predaja poskytujú podrobnosti o celkovom predaji. Objem výroby poskytuje podrobnosti o množstve zásob. Údaje o pracovnej hodine poskytujú podrobnosti o mzdách. Opisy majetku poskytujú podrobnosti o vykázaných nehnuteľnostiach a zariadeniach.
Informačný systém
Informačný systém poskytuje sklad na zhromažďovanie všetkých údajov potrebných v spoločnosti. Informačné systémy potrebujú silnú organizáciu, aby umožnili používateľom prístup k potrebným informáciám bez poskytnutia prístupu k dôverným informáciám nad rámec ich potrieb. Mnohé spoločnosti nakupujú softvérové programy na riadenie svojich potrieb informačného systému. Ostatné spoločnosti využívajú počítačových programátorov na vybudovanie informačného systému, ktorý spĺňa ich špecifické potreby.
Účtovný informačný systém
Účtovný informačný systém je informačný systém vytvorený na uspokojenie špecifických potrieb účtovného oddelenia. Účtovné oddelenie spravuje množstvo dôverných informácií. Hodinové pracovné sadzby a ročné platy spolu s informáciami súkromného personálu vyžadujú obmedzený prístup v rámci oddelenia. Predajné ceny zákazníkov musia zostať dôverné, najmä ak rôzni zákazníci platia za podobné výrobky rôzne sadzby. Znalosť výrobných nákladov musí zostať vnútorná, aby sa konkurenti pokúsili znížiť cenu spoločnosti. Pri každom z týchto príkladov potrebujú prístup k informáciám len vybraní zamestnanci. Účtovný informačný systém musí poskytnúť mechanizmus pre vybraných zamestnancov, aby získali určité informácie, s ktorými musia pracovať, ale nie informácie mimo rozsahu ich zodpovednosti.
použitie
Okrem zachovania dôvernosti poskytujú účtovné informačné systémy používateľom správy vytvorené pre ich špecifické potreby. Účtovné informačné systémy tiež umožňujú používateľom sťahovať informácie do tabuliek. V tabuľke môže používateľ vybrať konkrétne informácie, ktoré zodpovedajú vlastným potrebám.
