Sociálni kluboví dôstojníci zohrávajú významnú úlohu pri poskytovaní vedúceho postavenia členom prostredníctvom motivácie a koučingu. Okrem toho každý sociálny dôstojník je súčasťou tímu dôstojníkov, ktorí riadia klub a usmerňujú členov na splnenie cieľov klubu. Riadiaci orgán dôstojníkov zvyčajne tvorí prezident klubu, viceprezident, tajomník a pokladník. Hoci každý klub môže mať vlastnú procedurálnu príručku, ktorá načrtáva efektívne vedenie klubu, základné povinnosti, ktoré sa vzťahujú na delegované postavenie každého dôstojníka, zostávajú rovnaké.
Správna rada
Ako klubový dôstojník ste zodpovední za špecifické povinnosti, ktoré súvisia s vašou pozíciou. Avšak za každodenné riadenie sociálneho klubu musia kluboví dôstojníci spolupracovať aj ako tím, ktorý podporuje priateľstvo, vytvára a presadzuje pravidlá a predpisy a rieši konflikty, ktoré vznikajú medzi členmi. Okrem toho musíte spolupracovať na plánovaní klubových podujatí a delegovaní zodpovednosti na dobrovoľníkov. Sociálni kluboví dôstojníci, ktorí patria do celosvetových klubov, musia tiež pripraviť a podať administratívnu dokumentáciu pre ústredie klubu.
Povinnosti prezidentských úradníkov
Prezident klubu je zodpovedný za celkovú činnosť sociálneho klubu. Riadi všetky klubové stretnutia, deleguje povinnosti všetkým ostatným dôstojníkom a dohliada na voľby za viceprezidenta, tajomníka a pokladníka. Prezident sa môže podriadiť hierarchii, akou je napríklad poradná rada, výkonná rada, svetové riaditeľstvo alebo študentská kancelária, podľa toho, v ktorom sociálnom klube patrí, a udržiavať aktuálne súbory. Pod prezidentom je podpredseda, ktorý koná v mene prezidentského úradníka v rovnakej funkcii, ak nemôže vykonávať svoje povinnosti. Okrem toho niektoré sociálne kluby majú ďalších viceprezidentov, ktorí nahrádzajú tajomníka a pokladníka, alebo ktorí dohliadajú na oblasti, ako sú klubové štandardy, členstvo, vzdelávanie, vzťahy s verejnosťou, programovanie a operácie.
Tajomník a povinnosti pokladníka
Tajomník spravuje korešpondenciu a vedie všetky klubové záznamy vrátane: zápisníc klubových stretnutí, účasti, volieb, členských adries, telefónnych čísiel a klubových účtov. Napriek tomu, že niektoré kluby spájajú sekretársku úlohu s pokladníkom, vyhradený tajomník zbiera klubové poplatky, odovzdáva ich klubovému pokladníkovi a občas pomáha aj viceprezidentovi. Pokladník spravuje bankový účet klubu uložením všetkých peňazí na osobitný účet a zaplatením schválených účtov. Zachováva príjmy a výdavky a pripravuje finančné správy, ako je podanie daňových dokladov a udržiavanie aktuálnych finančných záznamov.
Novozvolení dôstojníci
Ak ste novozvolený dôstojník klubu, môžete mať veľa otázok súvisiacich s vašou úlohou; čítanie príručky klubu je dobrým miestom na začatie. Okrem toho, príručka klubu bude slúžiť ako sprievodca po celý termín. Počiatočné stretnutie s kolegami dôstojníkmi objasní aktuálne projekty alebo problémy, ktoré si môžu vyžadovať vašu okamžitú pozornosť. Navyše neformálne stretnutie umožňuje dôstojníkom klubu naplánovať a pozerať sa dopredu. Ako novozvolený dôstojník navštevujte akékoľvek školenia ponúkané klubom a dbajte na to, aby ste dostali dokumenty alebo súbory, ktoré sú dôležité pre vašu pozíciu.
