Pripomienkové listy sú užitočné pri kontakte s klientmi, ktorí zabudli zaplatiť účet, ako aj kontaktovaním ľudí, aby im pripomenuli stretnutie alebo udalosť. Pre tých klientov, ktorí používajú e-mail často, môžete poslať upomienku na e-mail, čo je veľmi pohodlný spôsob, ako ich rýchlo dosiahnuť. Online písmená vyžadujú dôkladné upozornenie na každé slovo, aby sa vaše písmeno nezaznelo agresívne alebo hrubé a správna gramatika je nevyhnutná.
Skontrolujte presnosť informácií, ktoré chcete osobe pripomínať. Odoslanie pripomienky kolekcie s nepresnými informáciami zamieňa a pravdepodobne hnevá klienta. Pripomienky na udalosti a udalosti by mali obsahovať aj presné informácie, aby sa zabezpečilo, že jednotlivci uskutočnia túto schôdzku alebo sa na nej zúčastnia, keď budú požiadaní.
Potvrďte, že vaše informácie sú nesprávne alebo klient už odoslal platbu. Vyhlásenie, ktoré dokazuje, že môžete vidieť len svoje vlastné záznamy a že nemáte žiadne ďalšie informácie, na ktoré môžete odkazovať, môže pomôcť tomu, kto číta písmeno, pochopiť váš cieľ z vašej perspektívy. Uznávanie, či strana, ktorá nedávno zaslala platbu a táto platba sa v liste nezobrazí, neovplyvní nahnevanú odpoveď príjemcu upomienky.
Buďte zdvorilí a zaobchádzajte so svojím klientom, ako by ste chceli byť zaobchádzaní, ak ste dostali upomienku. Prekročenia, nesprávne výpočty a poľahčujúce okolnosti sa vyskytujú v každom živote. Nadmerne hrubé alebo neúctivé komentáre vo finančnom upomienku nepomôže získať peniaze od osoby, ktorej posielate list. Namiesto toho si ponechajte presný list a zdvorilým spôsobom diskutujte len o špecifikách účtu - vyhýbajte sa hrubým alebo škodlivým poznámkam.
Pri zasielaní upozornenia s požiadavkou na platbu zahrňte originálne informácie o fakturácii. Mnohí zákazníci požiadajú o zobrazenie pôvodnej fakturácie, ak zabudli, na čo je tento účet určený. Ak chcete ušetriť čas, zahrňte do pripomienky klientovi pôvodnú fakturáciu. Pôvodné informácie o fakturácii môžu byť odkazom na účet klienta online, keď pošlete pripomienku prostredníctvom e-mailu.
Požiadajte o odpoveď. Požiadanie o odpoveď od klienta môže zahŕňať žiadosť o vrátenie platby, spätný hovor, odpoveď na e-mail alebo vyplnenie správnych kontaktných informácií a vrátenie sa k vám. Požiadaním o odpoveď od klienta, zdvorilým spôsobom, ste skôr otvorení klienta až po diskusiu o účte a získaní platby od klienta.
Poskytnite kontaktné informácie, aby vás kontaktovali. Uistite sa, že máte všetky kontaktné informácie na e-mailu s upozornením. Fyzická adresa alebo poštová adresa nemusí stačiť. obsahovať e-mailové, webové stránky, telefónne a faxové čísla, aby ste klientovi poskytli čo najviac spôsobov, ako sa k vám dostať.
