Hoci mnohí ľudia považujú stretnutia za stratu času, predstavujú účinný spôsob zdieľania informácií, sledovania pokroku veľkého projektu a zlepšenia komunikácie medzi členmi tímu. Je dôležité, aby sa všetci zúčastnení stretnutia zúčastnili a prídu včas, aby zabránili zbytočným oneskoreniam. Efektívnym spôsobom, ako včas zaslať zúčastneným osobám, je poslať všetkým pripomienku nadchádzajúceho stretnutia niekoľko dní pred plánovaným konaním.
Pošlite e-mail všetkým účastníkom stretnutia pár dní pred stretnutím.
Zadajte e-mailové adresy každého, kto sa očakáva, že sa zúčastní v poli "Do" šablóny e-mailu, a potom začnite písať svoju správu.
Zahrňte dôležité údaje, ako napríklad dátum, čas a miesto. Môžete tiež priložiť program, ak existuje. To pomôže účastníkom pripraviť sa na stretnutie.
Ak schôdzka bude zahŕňať len niekoľko ľudí, môžete radšej poslať textovú správu každému. Toto upozorňuje účastníkov plánovaného stretnutia a odosiela detaily priamo na svoje mobilné telefóny. Týmto spôsobom môžu skontrolovať detaily, ako je čas a miesto stretnutia, a to stlačením tlačidla, nech sú kdekoľvek. (Uistite sa, že máte správne číslo mobilného telefónu. Správy odoslané neoprávnene na pevnú linku nebudú prijaté.)
