Dokumenty o politike a postupoch spoločnosti sú kľúčovým faktorom pri zachovaní účinnosti, konzistentnosti a jasnej komunikácie. Niektoré spoločnosti sa rozhodli vytvoriť individuálne dokumenty pre rôzne postupy, zatiaľ čo iné zhromažďujú všetky zásady a postupy do jednej príručky, ktorú predstavujú každému zamestnancovi. Dobre zdokumentované pravidlá a postupy poskytujú výhody zamestnancom, klientom a spoločnosti.
Nastavte očakávania
Politiky spoločnosti často stanovujú očakávania týkajúce sa správania zamestnancov na témach, ako je návštevnosť, včasnosť, oblečenie, bezpečnostné predpisy a ďalšie. Dokumenty o politike a procedúre často stanovujú zodpovednosť spoločnosti voči svojim zamestnancom vrátane zamestnávania rovnakých príležitostí, dovolenky a choroby, rodinnej dovolenky atď. Pracovné kontakty a ponukové listy môžu odkazovať na firemnú politiku a procedurálnu príručku (alebo príručku pre zamestnancov) a uviesť, že zamestnanec sa zaväzuje dodržiavať pravidlá uvedené v príručke. Niektoré spoločnosti vyžadujú od nových zamestnancov, aby podpísali formulár s uvedením, že dostali príručku.
Podporujte efektívnosť
Najúčinnejší spôsob, ako dosiahnuť cieľ, je konečným základom podnikových procesov. To nemusí byť najjednoduchší alebo najrýchlejší spôsob, ale je to spôsob práce, ktorý je najmenej náročný na pracovné nasadenie, bez obetovania kvality, s rizikom alebo ignorovaním akýchkoľvek regulačných požiadaviek. Teoreticky, ak každý zamestnanec dodržiava stanovenú procedúru pre každú úlohu, pokaždé spoločnosť splní všetky ciele čo najefektívnejším spôsobom. V skutočnosti nie je možné, aby uprednostňovaný postup bol vždy možný, takže mnohé procesy obsahujú špecifickú politiku, ako zvládnuť takúto situáciu. Mohlo by to zahŕňať schválenie z vyššej úrovne alebo jednoducho dodatočnú dokumentáciu.
Podporujte dôslednosť
Konzistencia vo všeobecnosti rastie efektívnosť. Keď ľudia robia veci rovnakým spôsobom zakaždým, nakoniec dokážu dokončiť proces v kratšom čase, čo znamená, že môžu robiť viac práce v rovnakom čase. Konzistencia tiež vytvára dôveru. Konzistentné metódy zabezpečujú klientom, že spoločnosť bude počas každej interakcie spracovávať svoje účty s rovnakou opatrnosťou a presnosťou. Konzistencia pomáha zamestnancom a klientom vedieť, čo môžu očakávať v situácii.
Zostaňte v platnosti
Zákony, regulačné orgány alebo poisťovne vyžadujú, aby spoločnosti zdokumentovali a distribuovali niektoré procesy a postupy. Napríklad väčšina štátov požaduje, aby spoločnosti mali nastavený postup na vybavovanie nárokov zamestnancov na náhradu škody a zabezpečili, aby všetci zamestnanci vedeli, ako tento proces funguje. Poisťovne a regulačné agentúry, ako napríklad OSHA, vyžadujú od firiem, aby podrobne popísali bezpečnostné politiky, najmä vo výrobnom prostredí. Zahrnutie týchto informácií do dokumentu o procese a procedúre umožňuje spoločnosti splniť požiadavky na distribúciu.
Komunikujte efektívne
Spoločnosť môže mať veľa zamestnancov, viacerých miest a / alebo zamestnancov, ktorí pracujú na rôznych zmenách. Zamestnanci opustia spoločnosť a do spoločnosti vstúpia noví zamestnanci. Najjednoduchší spôsob, ako komunikovať očakávania a procesy so všetkými zamestnancami, bez toho, aby ste nezvestovali nikoho, ponechali informácie alebo boli nekonzistentné, je napísať a distribuovať formálny dokument o politike a procedúre. Zabezpečenie, aby každý mal prístup k rovnakým informáciám, tiež pomáha chrániť spoločnosť pred neoprávnenými neoprávnenými závermi.
