Mesačné prehľady sú cenné ako záznam udalostí a výsledkov v oddelení a ako príspevok k podnikaniu ako celku. Vo vzdelávaní poskytujú aj užitočné informácie od rôznych oddelení o pokroku a výsledkoch. Ide o záznam, ktorý možno zhrnúť do väčších dokumentov, aby poskytol celkový pohľad na firmu alebo vysokú školu.
Napíšte úvod o predmete, ktorý uvádza, prečo žiadate o predkladanie mesačných správ. Uveďte dobré dôvody, prečo sú požadované, a prínos, ktorý majú prispieť k podnikaniu, univerzite alebo univerzite ako celku.
Popíšte prínosy pre príjemcov, pretože to bude väčšina ľudí považovať za mimoriadnu prácu. Mesačná správa môže byť príležitosťou chváliť a preukázať, kam veci prešli dobre. Môže to byť tiež príležitosť spomenúť oblasti, kde je potrebná podpora alebo niečo, čo potrebuje následné kroky. Môže to byť aj správa o pokroku konkrétneho projektu. Zdôraznite dôležitosť správ pre plánovanie a zameranie mysle jednotlivca na úsilie jeho alebo jeho oddelenia.
Uveďte dátumy a termíny pre rok, v ktorom sa budú vyžadovať mesačné správy. Zdôraznite, prečo musia byť včas, pretože sú vo všeobecnosti príspevkom k väčšej správe, čo môže byť oneskorené, ak sa mesačné správy oneskoria.
Ak je to možné, zadajte šablónu, ktorá obsahuje hlavné body, ktoré chcete zahrnúť do mesačného prehľadu. To uľahčuje respondentom dokončenie a šetrenie času každý mesiac. V prípade potreby môžu zmeniť šablónu. Prípadne uveďte vo svojom liste pokyny, ktoré pomáhajú spisovateľom zostáv. Rôzne oddelenia budú poskytovať rôzne informácie - napríklad niektoré finančné a niektoré predajné - môžu byť potrebné rôzne šablóny. Požiadajte spisovateľa reportov o zobrazenie kategórií na samostatných listoch.
Rozdelte každú časť písmena do odsekov. Uveďte dôvody, pre ktoré sa vyžaduje mesačná správa v prvom odseku. Opíšte prínosy pre príjemcov v druhom. Uveďte dátumy a termíny v treťom odseku alebo poskytnite samostatný zoznam s dátumami. Uveďte šablónu alebo usmernenia vo štvrtom odseku. Zahrňte poznámku o uznaní v poslednom odseku pre pomoc príjemcu. Buďte stručný a príjemní.
Tipy
-
Písanie obchodného listu si vyžaduje určité formality. Ak spustíte list s menom niekoho, malo by to skončiť "S pozdravom". Ak začnete s "Vážený pán alebo pani," malo by to skončiť "s vami." Pod pozdravom by mal byť referenčný alebo podrobný riadok, v tomto prípade "Mesačné správy".
Výstraha
Napíšte písmeno ako požiadavku, ale buďte si istí, že správy budú potrebné každý mesiac.
