Projektoví manažéri často dohliadajú na viaceré projekty v rámci spoločnosti alebo organizácie. Mesačná správa je dokument, ktorý by sa projektoví manažéri mali obrátiť, aby poskytli aktualizácie stavu projektov do jedného týždňa po skončení mesiaca. Ako manažér projektu by ste mali očakávať, že vaša správa bude súhrnom aktivít predchádzajúceho mesiaca a môžete zobraziť dodatočné dokumenty, ako sú grafy alebo grafy, na zobrazenie pokroku v úsilí vášho tímu.
Napíšte "Mesačný prehľad" v hornej časti stránky, za ktorým nasleduje názov projektu. Zahrňte mesiac a dátum prehľadu. Pridajte stručný prehľad o projekte.
Zahrňte mená členov projektu a počet odpracovaných hodín za posledný mesiac pre každého zamestnanca. Poskytnite kumulatívny počet hodín od začiatku projektu.
Rozložte hodiny strávené tímom, napríklad "Plánovanie projektu: 10 hodín" alebo "Manažment: 30 hodín". Uistite sa, že počet hodín špecifikovaných pre každý aspekt projektu sa rovná počtu hodín zamestnancov za mesiac.
Zistite, čo vaša skupina urobila v priebehu posledného mesiaca. Zahrňte všetky relevantné personálne aktualizácie o projekte, ako napríklad odstúpenie člena tímu od spoločnosti alebo nové nájomné.
Diskutujte o všetkých otázkach súvisiacich s riadením. Detailné informácie ako pasívny klient alebo projektoví zamestnanci, ktorí stratili niekoľko dní práce. Diskutujte o akýchkoľvek problémoch s riadením a vysvetlite plán na vyriešenie problému.
Napíšte hlavné udalosti projektu, ako napríklad to, čo ste dosiahli a aké stratégie začal tím projekt pokračovať. Diskutujte o potenciálnych rizikách projektu alebo o komplikáciách, s ktorými sa váš tím stretol, ako sú chyby v kóde alebo iný problém.
Prečítajte si mesačné prehľady o všetkých chybách alebo akýchkoľvek problémoch, ktoré ste úplne nereagovali. Podľa potreby vykonajte nejaké zmeny a mesačnú správu odovzdajte svojmu zamestnávateľovi. Napíšte termín pre projekt v spodnej časti mesačnej správy.
Tipy
-
Ak súčasne pracuje na projekte viac projektov, každý by mal prispieť k písaniu mesačnej správy.
Vykonajte vyššie uvedené kroky pre každý projekt, ktorý organizujete pre svoj tím.
Výstraha
Kontrola faktov je dôležitá pre mesačnú správu. Vyhnite sa nepravdivým vyhláseniam a uistite sa, že pred odoslaním správy sa zaúčtuje práca každej osoby vo vašej skupine.
