Prvé dojmy sa počítajú, takže lepšie urobíte dobrý, najmä keď žiadate o pracovné stretnutie. Či plánujete napísať potenciálnemu obchodnému partnerovi, vládnemu úradníkovi alebo klientovi, váš výber slov môže urobiť všetko. Nesprávne písomné žiadosti o menovanie môžu ovplyvniť váš obrázok - a vašu značku. Navyše to môže zničiť vaše šance na získanie pozitívnej odpovede.
Použite príslušný riadok predmetu
Keď odošlete žiadosť o stretnutie, uistite sa, že riadok predmetu upozorňuje na váš zámer stretnúť sa s príjemcom. Udržujte to krátke a jednoduché. Tu je niekoľko príkladov:
- Žiadosť o stretnutie
- Žiadosť o stretnutie
- Schôdza so žiadosťou
- Žiadosť o stretnutie dňa (v týždni)
- Naplánovanie schôdze
V závislosti od vašich predvolieb môžete umiestniť predmetový riadok nad alebo pod adresou príjemcu. Ak chcete kontaktovať príjemcu online, môžete použiť rovnaký riadok predmetu pre váš e-mail a list.
Predstav sa
Začnite písať predstavením seba. V prípade, že ste sa niekedy stretli s príjemcom, nezabudnite to spomenúť. V prípade potreby poskytnite stručný opis vašej organizácie alebo jej poslania. Môžete napríklad povedať niečo ako:
Vážení zástupcovia (priezvisko)
Moje meno je (vaše meno) a kontaktujem vás v mene spoločnosti (názov spoločnosti). Máme spoločný záujem o … a chcel by som diskutovať viac.
Ak máte odporúčanie, môžete začať: (Názov odkazu) uviedol, že máte záujem dozvedieť sa viac o našich produktoch a službách. Rád by som vás pozval, aby ste v našej kancelárii prerokovali viac (dátum a čas).
Uveďte účel schôdze
Nechajte príjemcu vedieť, čo od stretnutia očakávať, vrátane toho, ako dlho to bude trvať. Uveďte hrubý rozvrh a pokryte hlavné body. Môžete napríklad povedať:
Ďakujeme vám vopred za zohľadnenie tejto žiadosti. Cením si príležitosť stretnúť sa s vami a diskutovať o tom, ako by sme mohli spojiť sily na budúcich projektoch.
Naše stretnutie sa bude zaoberať stručným prehľadom našich technológií a zdrojov, ako aj niekoľkými príkladmi našej práce v tejto oblasti. Máme tiež záujem o diskusiu o možnej spolupráci, ktorá by bola obojstranne prospešná pre obe strany.
Pokúste sa vysvetliť, čo hľadáte, a prečo žiadate o toto stretnutie na prvom mieste. Navrhnite dva alebo tri dátumy a časy a potom požiadajte príjemcov o potvrdenie ich dostupnosti.
Váš list by mohol povedať niečo ako:
Navrhujte prosím dátum a čas, ktorý je podľa vášho plánu.
Ste k dispozícii na dátum a čas? Ak nie, kontaktujte nás na (telefónne číslo) alebo (e-mailovú adresu) a naplánujte si čas schôdzky.
Budeme krátko nasledovať, aby ste potvrdili prijatie tohto listu a určili deň a čas, ktorý vám vyhovuje.
Použite správny formát
Obchodné listy majú špecifický formát. Napíšte svoje meno a adresu v pravom hornom rohu stránky. Zadajte kontaktné informácie príjemcu v ľavom rohu stránky alebo pod vašu adresu.
Ponechajte široké okraje a ak je to možné, použite prázdne označenie. Udržujte písmeno krátke a na bod; v ideálnom prípade by nemalo prekročiť jednu stránku. Použite formálny pozdrav, ako je "Vážený pán (meno prijímateľa). "Ak nepoznáte presný názov príjemcu, môžete ho použiť "Vážený pán alebo pani." Ukončite písmeno s "S pozdravom," "S úctou," "S úctou, Váš" alebo iné formálne uzavretia, za ktorými nasleduje vaše meno.
Žiadosť o menovanie by mala byť jasná a stručná. Zrušenie zbytočných slov a nepotrebných informácií. Použite ľahko čitateľné písmo ako Times New Roman alebo Arial. Nezabudnite si skontrolovať písmeno pred jeho odoslaním.
