Účinná odpoveď na list s požiadavkou na informácie poskytuje zákazníkovi požadované informácie ihneď, čím sa zabráni nadbytočnému formulovaniu alebo plneniu. Reagovanie na požiadavky zákazníkov na informácie včas zvyšuje dôveryhodnosť vašej firmy.
otváracia
Vložte meno a kontaktné údaje zákazníka do ľavého horného rohu písmena v štandardnom formáte písania písmen. Napríklad:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Pod adresou zákazníka zadajte dátum, v ktorom je písaný text.
Použite prvé meno zákazníka na prispôsobenie písmena namiesto generického formulára "Vážený zákazník". Prvý riadok po jeho prijatí by mu mal dať vedieť, že list je skutočne odpoveďou na jeho žiadosť o informácie: "Drahý John, V odpovedi na vašu žiadosť o informácie …"
Telo listu
Majte pri sebe odpoveď od zákazníka pred sebou. Prečítajte si opäť list, aby ste sa uistili, že jasne rozumiete informáciám, ktoré požaduje. Ak zákazník chce viac ako jednu informáciu, zvýraznite rôzne položky aby ste neposkytli žiadne informácie. Potom v tele listu adresujte každú položku vo formáte zoznamu, Ak je to vhodné, použite elementy formátovania listu alebo očíslované položky uvedené vo vašom softvérovom programe.
záverečný
Pozvite zákazníka, aby podnikol kroky na základe poskytnutých informácií a opätovného zapojenia sa do vašej firmy, odporúča Cynthia Perun v podnikateľovi. Ak môžete zákazníkovi pomôcť pridať online objednávku z miesta vašej firmy, pozvete ho napríklad do obchodu, aby tak urobil. Zahrňte telefónne číslo vašej firmy, e-mailovú adresu a adresu webových stránok. Tieto informácie môžete zopakovať v uzávierke písmen a pozvite zákazníka, aby vás kontaktoval, ak potrebuje ďalšie informácie.
Tipy
-
Typos a gramatické chyby zle odrážajú vaše podnikanie, Pred odoslaním akejkoľvek korešpondencie zákazníkom, vrátane odpovedí na žiadosti o informácie, požiadajte administratívneho asistenta alebo spolupracovníka, aby tieto písmená najmenej dvakrát opravili.
