Použitie typov v QuickBooks je často nepochopená funkcia programu a rovnako často je zanedbávaná alebo zneužitá. Vzhľadom na to, že flexibilita používania typov je taká rozsiahla, môže byť použitá na sledovanie všetkých požadovaných informácií o zákazníkoch, pracovných miestach, predajcoch a predaných alebo zakúpených položkách. Výber údajov, ktoré chcete sledovať, závisí od typu firmy.
Typy dodávateľov
Správne používanie typov v rámci programu QuickBooks umožňuje vytvárať prispôsobené prehľady a zoznamy správ pomocou údajov, ktoré sú pre konkrétnu firmu zmysluplné. Vlastníci firiem majú veľa možností, pokiaľ ide o typy dodávateľov. Niektoré podniky sa rozhodnú použiť odvetvie predajcu ako typ. Maloobchodná predajňa môže vytvoriť typy predajcov, ktoré odrážajú výrobky, ktoré predávajú. Niektorí predajcovia predávajú potraviny a iné lieky alebo tabakové výrobky. Iné podniky môžu mať predajcov, ktorí sú špecifické pre geografickú oblasť, keď je dodávka produktu časovo citlivá, môžu vytvárať typy založené na umiestneniach dodávateľov.
Tí, ktorí sa nachádzajú v stavebníctve, si môžu zvoliť typ predajcov podľa typu poskytovaných služieb. Napríklad stavebná firma môže používať maliarov, závesov na sádrokartónových doskách, framerov a elektrikárov a inštalatérov. Ak je potrebné vytvoriť podtyp (napríklad ak firma používa jedného subdodávateľa pre prácu s interiérom a druhá pre prácu s vonkajším lakovaním), vytvorí tak všeobecne označené maliarov a podtyp pre maliarov pre interiér a exteriér.
To sa deje prostredníctvom obrazovky dodávateľa úprav, keď zadávate typ pod medzerou pre obchodné meno dodávateľa.
Typy zákazníkov / úloh
Pre spoločnosti, ktoré vykonávajú viac ako jedno zamestnanie pre toho istého zákazníka, QuickBooks umožňuje vytváranie úloh pod menom zákazníka. Používajte rovnaké typy pre zákazníkov, ako sa používajú pre dodávateľov, hoci geografická oblasť zákazníka nemusí byť tak dôležitá, ako je to pre dodávateľov. Niektoré podniky majú veľkoobchodných a maloobchodných zákazníkov a ako také používajú tieto označenia ako typy. Ak neexistujú zjavné názvy používané na oddelenie zákazníkov, použite typy na sledovanie toho, ako zákazníci počuli o podnikaní. Tieto kategórie by zahŕňali "slovo z úst", "žlté stránky", "novinovú reklamu" alebo "priamu poštu". Na konci roka by sa mohla vytvoriť správa, ktorá by ukázala, ktorá marketingová kampaň bola najúspešnejšia pri tvorbe zákazníkov a predaja. V prípade typov pracovných miest sú podniky, ktoré by využívali funkciu "pracovné miesta", podobné spoločnostiam so sídlom v oblasti stavebníctva. Jeden zákazník môže mať vašu spoločnosť opraviť strechu jeden deň a zvládnuť inštaláciu iný deň. Vytvorenie typu práce pre každú vykonanú službu pomáha zistiť, ktoré služby ponúkate, ktoré vytvárajú najväčšiu ziskovú maržu, a tie, ktoré nakoniec stojí viac peňazí v nákladoch než v tržbách.
Typy položiek
Typy položiek sú jediný typ, ktorý už bol definovaný programom QuickBooks. V programe QuickBooks je nastavených 12 typov položiek. Položka je služba alebo fyzická položka, ktorá sa predáva. Typy položiek sú nasledovné:
-
Servis - ak to, čo predávate, je služba, napr. Terénna firma, vytvorte položku "Kosenie" a urobte z neho typ "Servis".
-
Zásoby Súčasťou tej istej záhradníckej činnosti, ak predávate diely na opravu zariadení na trávu, napríklad "Žacie nože", ide o inventárnu časť.
-
Sústava inventára - zostava pozostáva z množstva samostatných častí inventára na dokončenie celého produktu. Napríklad, ak by ste museli postaviť stoličku, mali by sa skladať zo sedadla, štyroch nožičiek s podporou a možno aj sedacej stoličky.
-
Non-inventory Parts-Použite tento typ na kategorizáciu veci, ako sú kancelárske a čistiace potreby. Ak účtujete zákazníkovi za položky potrebné na dokončenie práce, tieto položky by sa považovali za časti, ktoré nie sú súčasťou inventára.
-
Fixné aktíva - aktíva, ktoré máte, ktoré sú nevyhnutné pre prevádzku vašej firmy a sú viac či menej stálym nástrojom. Vozidlo, budova alebo počítač by sa kvalifikovalo ako fixné aktívum.
-
Iné poplatky - Ak účtujete poplatky za oneskorené platby, poplatky za finančné služby alebo náklady na prepravu, tieto sa budú považovať za "iné poplatky".
-
Medzisúčet - na zahrnutie medzisúčtu na zákaznícke faktúry musíte vytvoriť typ "Medzisúčet". Týmto sa pridávajú všetky položky a poskytne sa celková suma predtým, než sa dane z predaja pridajú k celku. To pomáha pri použití funkcie "Zľava" na odstránenie percentuálnej zľavy pred pridaním daní.
-
Skupinové zhromaždenie - Skupina skladov je zložená z položiek, ktoré sú zahrnuté v balíku. Napríklad kompletný detail trávnatej služby môže byť tvorený oddelenými servisnými prvkami, "Kosenie", "Edging" a "Strihanie stromov".
-
Zľava - Vytvorenie diskontnej položky odpočíta buď percentuálny podiel, alebo pevnú sumu z medzisúčtu.
-
Platba - ak je bežné, aby zákazník zaplatil časť dlžnej sumy v čase predaja, vytvorte položku "platba", ktorá zníži dlžnú čiastku na faktúre.
-
Položka dane z predaja - daň z predaja sa obvykle počíta na štátnej a miestnej úrovni. Táto položka umožňuje vytvorenie samostatnej položky dane z predaja pre štát a miestnu daň z vlastných zdrojov.
-
Skupina dane z predaja - Táto položka pozostáva z dvoch alebo viacerých položiek dane z predaja ako jedna skupina. Vo vašej krajine môžete mať 1% diskrečnú daň a 6% štátnu daň, "daňová skupina pre predaj" vám umožňuje mať jednu riadkovú položku, ktorá v tej istej transakcii zaznamenáva oba typy "položiek dane z predaja".
