"Bezpapierová kancelária" nikdy nemôže byť realizovaná 100%. Napriek ťažkej práci s počítačom, takmer všetky podniky ešte stále potrebujú papierové dokumenty. To predstavuje výzvu, keď musia počítače závislé od počítača komunikovať s údajmi z papierových formulárov. "Konverzia" fyzických údajov na virtuálne systémy sa dá dosiahnuť manuálnym zadávaním údajov, zobrazovaním dokumentov a optickým rozpoznávaním.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Papierové dokumenty
-
Rozpočet na zariadenia a personál
Definujte svoje obchodné ciele a potreby. Určte, či zaznamenávate platby zákazníkovi, spracovávate aplikácie alebo archivujete vnútorné dokumenty. Zistite, či potrebujete uložiť aktuálne obrázky dokumentov pre elektronické ukladanie, alebo stačí zachytiť údaje z papiera do počítačovej databázy. Vykonaním týchto určení vám pomôže rozhodnúť sa, aký systém spracovania údajov najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
Výskum podnikového softvérového riešenia. Požiadajte o softvér a referencie dodávateľov od spoločností, ktoré vykonávajú podobné zachytenie dát na to, čo máte v úmysle urobiť. Opýtajte sa, či môžete navštíviť pracovné stránky, ktoré robia takúto konverziu papiera na elektroniku. Najlepší spôsob, ako vybrať systém, je vidieť v činnosti. Ak zaberáte len malý objem údajov z formulárov, môžete sa dostať preč s jednou osobou, ktorá píše údaje do tabuľky programu Excel. Ale v modernom podnikaní to asi tak nie je. Pravdepodobne budete musieť nájsť softvérový systém a možno aj nový hardvér, ak je súčasťou vášho plánu zachytávanie dokumentov / obrázkov.
Porovnajte softvérové riešenia, ktoré ste preskúmali, a vyberte ich. Obráťte sa na predajcu alebo distribútora softvéru, aby ste začali proces zakúpenia systému a jeho inštaláciu. Prvým krokom, všeobecne známym ako "objav", je, keď predávajúci cestuje na vaše stránky, aby určil vaše presné potreby a najlepšie riešenie pre ne.
Nezabudnite na dodávateľa počas objavu a počas inštalácie. Opýtajte sa veľa otázok a prevzajte zodpovednosť za projekt. povzbudiť všetkých zamestnancov, ktorí budú vykonávať zachytenie dokumentov a aktivity na zadávanie údajov, aby urobili to isté.
Otestujte systém úplne. Ak sú v riešení nejaké chyby alebo medzery, je najlepšie ich nájsť, kým dodávateľ je na mieste. Tým sa riešenie problémov a rozlíšenie omnoho rýchlejšie.
Tipy
-
Pracujte s renomovaným predajcom a skúste získať spätnú väzbu od jedného z predchádzajúcich zákazníkov predajcu.
