Dôvera spotrebiteľov sa otriasne vždy, keď dôjde k korupčnému škandálu. Kvôli udalostiam od záchrany banky v roku 2008 až po nedávne podvody s účtami spoločnosti Wells Fargo je potrebné, aby spotrebitelia ubezpečili, že spoločnosti, s ktorými pracujú, sú úprimné a sú presvedčivé. Audit je výkonným nástrojom na uistenie účastníkov vašej spoločnosti. Umožňuje im vedieť, že vaša firma dodržiava príslušné štandardy pre účtovníctvo.
Aj keď je prirodzené obávať sa, či sa vaše podnikanie podrobuje auditu alebo vykonáva audit, je to príležitosť prehodnotiť vaše účtovné postupy a nájsť oblasti na zlepšenie. Po ukončení auditu váš audítor preskúma svoje zistenia. Ak vykonávate interný audit, mali by ste svoje zistenia nahlásiť podobným spôsobom. Audítori spravidla zdieľajú svoje zistenia auditu v štandardizovanom písomnom formáte, ktorý môžete skontrolovať a implementovať.
Čo je to audit?
Audit je objektívne preskúmanie finančných postupov vašej spoločnosti. Zvyčajne bude zahŕňať previerku vašej účtovnej závierky a iných finančných záznamov licencovaným účtovníkom. Účtovník porovná účtovné závierky vašej firmy s účtovnými knihami a zabezpečí, aby bolo všetko presné. Niektoré typy organizácií, ako napríklad neziskové organizácie a verejne obchodované spoločnosti, musia pravidelne vykonávať audity od tretích strán, aby zabezpečili, že zodpovedným spôsobom využívajú finančné prostriedky, ktoré im zverili spotrebitelia.
Aké sú rôzne typy auditov?
Existujú dva hlavné typy auditov: interné a externé. Interný audit je audit, ktorý vykonávate vo svojej vlastnej firme. Vy alebo vaša spoločnosť vymenujete osobu, ktorá má poznatky a skúsenosti v účtovných postupoch, aby mohla skontrolovať vaše knihy a finančné výkazy a zabezpečiť, aby bolo všetko v súlade. Zistenia interného auditu sa potom oznamujú rozhodujúcim osobám vašej spoločnosti, medzi ktorými môžu patriť manažéri, predstavenstvo alebo iné zainteresované strany.
Vnútorný audit poskytuje vám a vášmu podniku príležitosť identifikovať a zvládnuť všetky riziká a zabezpečiť dodržiavanie pravidiel vašej spoločnosti. Interné audity môžete vykonávať pravidelne alebo priebežne. Interné audity sú flexibilnejšie ako externé audity a môžu zahŕňať konkrétne oddelenia a väčšie ciele vašej spoločnosti.
Externé audity vykonáva tretia strana, ktorá nie je spojená s vašou firmou. Môžu ich vykonávať alebo dohliadať regulačné organizácie, ako napríklad Rada pre dohľad nad účtovaním verejných podnikov. PCAOB stanovuje audítorské štandardy pre verejne obchodované spoločnosti a maklérov. Tieto externé audity zverejňujú svoje zistenia z auditu verejne.
Existuje niekoľko druhov externých auditov, vrátane auditov zhody, prevádzkových auditov a auditov finančných výkazov. Audity zhody zabezpečujú, aby vaše podnikanie spĺňalo všetky regulačné požiadavky. Operačné audity kontrolujú výkonnosť vašej organizácie a poskytujú odporúčania na zlepšenie. Audity finančných výkazov sa tiež označujú ako audity atesty av tomto type auditu kontrolujú audítora vaše finančné výkazy a účtovné operácie.
Aké sú kroky auditu?
Ak uvažujete o internom alebo externom audite pre vaše podnikanie, je dôležité poznať príslušné kroky. Dôkladný audit je časovo náročný, ale výsledný kľud si zaslúži časový záväzok. Aké sú kroky auditu? Vo všeobecnosti audit zahŕňa plánovanie, zhromažďovanie dôkazov a vydávanie správy s výsledkami auditu.
Vo fáze plánovania objasňujete rozsah auditu a ako dlho bude audit trvať. Tiež naplánujete akékoľvek potrebné stretnutia alebo návštevy na mieste, aby audítor mohol skontrolovať vaše postupy. Ďalším krokom je zhromažďovanie dôkazov. Zhromažďovanie dôkazov zahŕňa sledovanie vašich účtovných postupov a postupov, testovanie kontrolných postupov vašej spoločnosti a získanie a kontrolu finančných záznamov a výkazov. Audítor analyzuje a kontroluje dôkazy, ktoré sa pripravujú na ďalší krok.
V poslednom kroku váš audítor pripraví správu s výsledkami auditu, ktorá sa niekedy nazýva aj audítorským stanoviskom. Audítor predloží správu požadovaným zainteresovaným stranám a môže tiež uverejniť výsledky v závislosti od typu a rozsahu auditu.
Ako oznamovať zistenia auditu
Ak vediete interný audit, môžete sa opýtať, ako nahlásiť zistenia auditu. Zvyčajne sa výsledky z interného a externého auditu písomne uvádzajú, ako aj verbálne sa doručujú zainteresovaným stranám.
Pre externé a interné audity existuje všeobecná štruktúra, ktorá nasleduje väčšina písomných správ. Pri kontrolách zhody môže mať dohliadajúca organizácia špecifické požiadavky na to, čo sa musí zahrnúť do písomnej správy. Písomná správa o audite by mala byť napísaná stručne a spôsobom, ktorý čitateľ ľahko pochopí. Mala by tiež obsahovať dôkazy o akýchkoľvek zisteniach auditu.
Audítorská správa má vo všeobecnosti tri časti: úvod, časť, ktorá opisuje rozsah auditu a stanovisko audítora, ktoré opisuje zistenia auditu. V úvode sa uvádzajú zodpovednosti audítora a zodpovednosť vášho podniku v súvislosti s auditom. Zvyčajne by to malo zahŕňať aj mená audítora alebo audítorov a dátumy auditu.
V časti o rozsahu sa opisuje proces auditu. Uvádzajú oblasti, ktoré boli predmetom auditu, kto dokončil audit a kedy a aké kritériá sa použili na vykonanie auditu. Ak sa jedná napríklad o externý audit, uvádza sa, ktoré normy riadiaceho orgánu boli použité na meranie výsledkov auditu. Pri internom audite sa odkazuje na firemné normy a pravidlá, ktoré sa používajú. V časti o rozsahu sa tiež opisuje presne to, čo urobil audítor. Audítor by zahrnul, aké finančné výkazy preskúmal a aké testy vykonala.
Stanovisko audítora je posledná časť správy. Tam, kde audítor uviedol, čo našla a či vaša firma spĺňa kritériá auditu. V závislosti od typu auditu môže audítor tiež obsahovať odporúčania na zlepšenie alebo riešenie problémov, ktoré sa zistili počas auditu.
Po napísaní svojej správy audítor zvyčajne prezentuje svoje zistenia zainteresovaným stranám v rámci spoločnosti. Napríklad vo veľkej neziskovej organizácii predloží svoje zistenia audítorskému výboru, ktorý dohliada na proces auditu. Výbor prediskutuje audítorovi zistenia auditu a požiada o vysvetlenie otázok skôr, ako predloží správu o audite svojej správnej rade.
Ak vykonávate interný audit, najlepší spôsob, ako napísať zistenia auditu a odporúčania, je jasne uviesť, čo ste urobili, keď ste to urobili a čo ste našli. Váš prehľad nemusí byť zdĺhavý. Musí to byť jasné a presvedčivé, aby manažéri a vedúci pracovníci vašej firmy podnikli kroky založené na vašich výsledkoch, najmä ak nájdete oblasti, ktoré potrebujú zlepšenie.
Aké sú rôzne typy zistení auditu?
Dôkladný audit môže odhaliť oblasti slabosti, ktoré je potrebné zlepšiť. V najhoršom prípade by mohlo dôjsť k odhaleniu podvodu alebo zlého hospodárenia, ktoré je potrebné správne hlásiť orgánom a adresovať. Externé audity zvyčajne vykazujú zistenia auditu ako jeden z nasledujúcich: nekvalifikovaný alebo čistý názor, kvalifikované stanovisko, nepriaznivé stanovisko alebo zrieknutie sa stanoviska.
Bezkonkurenčné stanovisko je najlepší scenár, ak vaše podnikanie prechádza externým auditom. Znamená to, že audítor mohol dokončiť audit a vaša firma bola v súlade s kritériami auditu. Napríklad pri audite finančných výkazov by výrok bez výhrad mal znamenať, že výkazy sú v súlade so všeobecne akceptovanými účtovnými zásadami.
Kvalifikované stanovisko znamená, že došlo k problému s auditom. Audítori nemuseli mať prístup ku všetkým potrebným informáciám a dokumentom, napríklad ak nemusia byť v súlade s prijatými normami pre oblasť, ktorá je predmetom auditu. Pri audite finančných výkazov to môže znamenať, že audítor zistil jednu alebo viac oblastí, v ktorých neboli dodržané všeobecne uznávané účtovné zásady. Hoci to nie je ideálny výsledok pre vaše podnikanie, môže sa to rýchlo a ľahko riešiť.
Nepriaznivé stanovisko je oveľa vážnejšie. Znamená to, že audítor zistil v oblasti, ktorá je predmetom auditu, skreslenie alebo nesprávnosť. V prípade auditu finančných výkazov nepriaznivé stanovisko znamená, že audítor zistil, že účtovná závierka vašej spoločnosti nie je v súlade so všeobecne uznávanými účtovnými postupmi. Tento výsledok je pomerne zriedkavý a môže mať negatívny vplyv na verejne obchodované spoločnosti. Niektoré spoločnosti zaznamenali pokles cien akcií, napríklad po vydaní nepriaznivého stanoviska.
Zrieknutie sa stanoviska znamená, že audítor nemohol dokončiť audit. Môže to byť spôsobené tým, že účtovná závierka nebola k dispozícii alebo že audítorovi nebol poskytnutý úplný prístup k potrebným informáciám. Môže to tiež znamenať, že vedenie vašej spoločnosti nespolupracovalo s audítorom. Niekedy tiež naznačuje, že na strane audítora došlo ku konfliktu záujmov. Napríklad môže mať finančný záujem o spoločnosť, ktorá je predmetom auditu.
Hoci odmietnutie názorov nie je najlepší scenár pre vás alebo vašu spoločnosť, nie je to ani najhoršie. V zásade to znamená, že neexistuje názor a že audit by sa mal ukončiť v budúcnosti.
Ako reagovať na zistenia auditu
Ak vaša firma nedávno dokončila interný alebo externý audit, je dôležité odpovedať na zistenia auditu. Prvým krokom je dôkladné preskúmanie audítorskej správy s audítormi. Spýtajte sa audítorov na otázky týkajúce sa objasnenia zistení a ich skúseností pri práci so spoločnosťou. Môžete sa spýtať, ako napríklad spolupracovali vaši zamestnanci s audítormi. Môžete sa tiež spýtať, či došlo k nejakým zmenám v pôvodnom pláne auditu alebo či audítor v priebehu procesu auditu zaznamenal akékoľvek ťažkosti.
Ak audítor našiel oblasti, ktoré potrebujú zlepšenie, opýtajte sa na špecifiká. Uistite sa, že vysvetlite, čo je problém a aký dokument alebo test odhalili problém. Môžete sa tiež spýtať, či audítor má konkrétne odporúčania na vyriešenie tejto oblasti.
Aj keď neboli nájdené žiadne problémy, stále môžete využiť znalosti a skúsenosti audítora. Môžete sa opýtať, ako napríklad vaša organizácia porovnáva s inými podobnými organizáciami. Môžete tiež požiadať o všeobecné odporúčania na zlepšenie vašich účtovných postupov alebo postupov pri podávaní správ.
V prípade nepriaznivého alebo kvalifikovaného stanoviska by ste mali zvážiť poskytnutie formálnej a písomnej odpovede. Možno budete musieť písomne odpovedať v závislosti od pravidiel vašej spoločnosti alebo riadiaceho orgánu, ktorý dohliada na váš audit. Vaša odpoveď by sa mala priamo zaoberať každou záležitosťou uvedenou v správe a mala by sa zaoberať vaším plánom na vyriešenie problémov, ktoré nastali vo výsledkoch auditu. Mali by ste zahrnúť konkrétne, merateľné kroky na zlepšenie a časový rozvrh, kedy budú tieto kroky dokončené. V prípade nepriaznivého stanoviska by ste sa mali radi poradiť s advokátom pred dokončením alebo zverejnením vašej odpovede.
Najdôležitejším aspektom reakcie na zistenia auditu - a možno celý proces auditu - je, že si pamätať, že audítor nie je nepriateľom. Audítor je tu, aby vám pomohol zlepšiť a zabezpečiť udržanie dôvery verejnosti. Hoci prechádzanie auditu môže byť stresujúce a desivé proces, môže vám a vašej firme príležitosť zlepšiť. Možno budete môcť nájsť spôsoby, ako zlepšiť váš účtovný proces, napríklad, čo vám môže nakoniec ušetriť čas a peniaze.
