Dokument o rozsahu projektu je nevyhnutný na objasnenie výsledkov projektu, či projekt vyvíja softvér alebo terénne úpravy na dvore. Dokument o rozsahu projektu často vytvára manažér projektu alebo analytik, ktorý úzko spolupracuje so zákazníkom a ďalšími členmi projektového tímu. Akonáhle je rozsah kompletný, mali by byť preverené so zákazníkom, tímom a manažmentom, aby sa overilo, že je presné, všetky zainteresované strany súhlasia s ňou a výsledky projektu budú vyhovovať potrebám zákazníkov. Rozsah by mal byť schválený zákazníkom a členmi vašej organizácie podľa vášho vývojového procesu.
Pripravte sa na preskúmanie rozsahu projektu
Vytvorte zoznam všetkých zákazníkov a členov tímu, ktorí potrebujú skontrolovať rozsah pôsobnosti dokumentu. Preskúmajte dokumenty o začatí projektu alebo konzultujte s projektovým manažérom, aby ste získali tieto informácie.
Vytvorte stretnutie a pozvite všetkých členov tímu. Stretnutie môže byť osobne alebo môže byť virtuálne, v závislosti od štruktúry a technológie vašej organizácie.
Pošlite vyplnený dokument do zoznamu. Pošlite ho niekoľko dní pred schôdzou, aby účastníci dostali dostatok času na jej preskúmanie.
Vytvorte kópie dokumentu na fyzické stretnutie. Aj keď máte v pláne zobraziť elektronickú kópiu na spätnom projekte alebo podobnom zariadení, niektorí z vašich účastníkov môžu byť pohodlnejšie pracovať z tlače.
Vykonajte kontrolu rozsahu so zákazníkmi a členmi tímu
Zoznámte sa so zákazníkmi a tímom. Prečítajte si dokument, najmä tie oblasti, ktoré sú zložitejšie alebo podrobnejšie interpretované. Hoci ste dokument poslali dopredu, očakávajte, že väčšina účastníkov ho nepísala.
Zachyťte všetky nevyriešené otázky alebo zmeny v rozsahu dokumentu.
Aktualizujte rozsah odpovedí na otázky a iné zmeny a pošlite ich zákazníkom a členom projektového tímu, ktorí žiadajú o podpísanie a schválenie dokumentu.
Tipy
-
V niektorých organizáciách môže byť ťažké naplánovať stretnutia, na ktorých sa môžu všetci zúčastniť. Zistite ľudí, ktorí sa absolútne musia osobne zúčastniť a naplánovať ich kalendáre. Postupujte s ostatnými, ktorí sa nemôžu zúčastniť ani prostredníctvom e-mailu, alebo telefonických hovorov, aby zistili, či majú nejaké pripomienky k dokumentu o rozsahu.
