Rámec obchodnej komunikácie zahŕňa mnoho typov formálnych listov. Vyšetrovací list, niekedy nazývaný "vyšetrovanie", často predstavuje prvý krok k ďalšej komunikácii. Obchodovanie medzi spotrebiteľom a výrobcom, medzi dvoma podnikmi alebo medzi zamestnávateľom a zamestnancom sa často začína vyšetrovaním jednej strany. Komunikácia môže skončiť aj vtedy, keď spisovateľ dostane túto prvú odpoveď.
Tipy
-
Kedykoľvek napíšete niekomu, kto požiada o informácie, ide o dôverný list. Môžete ich použiť na riešenie všetkých druhov záležitostí, ako je sponzorstvo, voľné pracovné miesta, predaj, projekty a financovanie.
Inšpekčný list Základná definícia
Takže, čo je dôverný list? Ak osoba vyžaduje konkrétne informácie od inej strany, môže táto osoba zvážiť písanie dopytového listu. Tento list v zásade predstavuje otázku alebo žiadosť čitateľovi s úmyslom presvedčiť čitateľa, aby odpovedal. Ideálny prieskum identifikuje konkrétneho jedinca schopného poskytnúť primeranú odpoveď stručným a účelným spôsobom. Napríklad vlastník účtovnej spoločnosti môže zaslať žiadosť o predbežný list vedúcemu predaja kancelárskych potrieb, aby si vyžiadal katalóg alebo návštevu obchodného zástupcu, pričom vysvetlí, že plánuje aktualizovať alebo premiestniť svoju firmu.
Základný formát
Zabudnite na to, aby ste sa zaoberali vašim vyšetrovacím listom "Koho sa to týka?" namiesto toho určiť konkrétnu kontaktnú osobu v rámci nadpisu a pozdrav vášho listu, kedykoľvek je to možné. Napríklad, ak píšete, že sa chcete opýtať na stáž, urobte trochu domácich úloh, telefonicky alebo online, aby ste určili meno správcu prenájmov. Štandardný dotazník obsahuje zhruba tri odseky. Prvý odsek uvádza, čo spisovateľ chce, napríklad informácie o produkte, otvorenie pracovnej pozície alebo iné požiadavky; napríklad:
Vážená pani Smithová,
Som (študent), pracujem na bakalárstve umenia v starostlivosti o deti a mládež. Pri hľadaní stáže na leto 20XX som našiel zoznam vašich programov pre možnosti stáže na (názov webovej lokality).
Druhý odsek vysvetľuje dôvody spisovateľa, vďaka čomu požiadal čitateľa. Vysvetlite, prečo ste sa rozhodli kontaktovať konkrétneho čitateľa a ako požadované informácie budú prínosom pre vás:
Keďže ste kontaktná osoba pre program stáže, píšem a požiadam o ďalšie informácie. Nakoniec hľadám internú pozíciu, aby som zlepšila moje zručnosti a skúsenosti v starostlivosti o rizikových mladých ľudí. K dnešnému dňu patrí moje práce a skúsenosti (zoznamy kurzov, relatívna dobrovoľnícka práca, iné stáže.)
Posledný odsek by mal spojiť tento list s vyjadrením vďačnosti za čas a pomoc čitateľa. List sa zvyčajne končí uzatvorením, napríklad "úprimne", za ktorým nasleduje meno spisovateľa.
Žiadané a nevyžiadané
Dotazníky sú buď vyžiadané, alebo nevyžiadané. Požadované listy sa vyskytujú najčastejšie, keď firma propaguje svoj produkt alebo službu v nádeji, že vyvolá zvedavosť potenciálnych klientov. V prípadoch, keď spotrebiteľ nemôže sám prehliadať výrobok, musí spotrebiteľ kontaktovať firmu prostredníctvom vyžiadaného dopytu. V nevyžiadanom informačnom liste príjemca neposkytuje žiadnu predchádzajúcu ponuku informácií. Odosielateľ požaduje informácie zo zdroja, o ktorom sa predpokladá, že má odpoveď na otázku bez pozvania od zdroja.
Požadované Príklad: Granty a financovanie
Mnohé nadácie alebo spoločnosti, ktoré ponúkajú granty, dávajú pred prijatím návrhu na úplné udelenie grantu dotazník. Tento typicky vyžiadaný dotazník musí úplne vysvetliť vašu potrebu financovania a môže presiahnuť základný formát troch odsekov, ale nesmie presiahnuť tri strany. Okrem základného úvodu musí úspešný dopyt po žiadosti o grant alebo financovanie obsahovať stručný popis vašej organizácie, vyhlásenie o potrebe, metodológiu, ktorú plánujete použiť na dosiahnutie požadovaného výsledku a akékoľvek iné zdroje financovania, ktoré ste plán na využitie.
Nevyžiadané Príklady: stáže a pracovné miesta
Väčšina dopytových listov pre pracovné miesta a stáže prichádza nevyžiadaným spôsobom. Zvážte odoslanie otázok, keď obdivujete spoločnosť a myslíte si, že by ste mohli zdieľať vzájomne prospešný pracovný vzťah. Začnite svoj list predstavením seba a váš záujem o zamestnanie v spoločnosti. Nasledujte stručné zhrnutie informácií v jednej alebo dvoch odsekoch o vašej kvalifikácii a o tom, ako si myslíte, že skúsenosť v spoločnosti čitateľa bude prínosom pre vás aj pre spoločnosť. Získanie nohy vo dverách so spoločnosťou, ktorú obdivujete, prináša cennú stáž. A kto vie? Ak ste dobre fit, mohlo by to viesť k ustálenej pozícii.
