Bez ohľadu na to, či organizujete firemné útočisko, hádzanie strany za charitatívnu organizáciu alebo hosťovanie politickej konferencie, ktorá preukazuje náležitú úctu a láskavosť všetkým vašim hosťom, zabezpečuje, že vaša akcia je úspešná. Privítanie významných hostí však vyžaduje viac plánovania a pozornosti. Od večere etiketa až po úvodné prejavy na ubytovanie, je dôležité pomôcť hosťovi cítiť sa pohodlne, rešpektovaný a ocenený. Zároveň môžu byť odhodlaní dokonca aj vyznamenaní hostiteľmi plytvaním alebo neustálym tlakom na zapôsobenie. Naplánujte svoju udalosť tak, aby váš hosť mal čas na oddych a načerpanie medzi rokmi, jedlami a reláciami.
Pozdravte svojho hosťa osobne. Či už sa stretnete s významným hosťom na letisku alebo tesne pred formálnym obchodným stretnutím, pozdravte ho priateľským handshake a krátkym úvodom. Pokračujte v predstavení svojho sprievodného spolupracovníka. Môžete napríklad povedať: "PaniDôležitý hosť, rád by som vás predstavil reklamnému zástupcovi našej organizácie, pán Jack Jackson."
Prezentujte svojho hosťa s programom udalostí, ktorý načrtáva doby stretnutia a miesta, organizované jedlá, skupinové aktivity a prestoje. Oboznámte svojho hosťa so schôdzou alebo zariadením podujatia a pokračujte v jej predstavovaní spolupracovníkom, ktorým narazíte počas procesu.
Urobte svojho hosťa čo najviac pohodlím. Ak vaša akcia vyžaduje nocľahy, rezervujte si izbu vopred. K dispozícii máte kópiu agendy udalostí v miestnosti, ako aj kontaktné informácie pre seba a ďalších plánovačov udalostí. Okrem toho sa uistite, že vaše zasadacie miestnosti sú čisté, organizované a dobre označené.
Nasledujte etikety na usporiadanie večierkov. Váš najvýznamnejší hosť by mal sedieť napravo od hostiteľa. Miestne karty môžu byť použité na identifikáciu usporiadania sedenia pre hostí.
Napíšte a vykonajte krátku, ale profesionálnu reč, aby ste predstavili svojho významného hosťa, ak má naplánované vystúpenie na stretnutí, obede alebo večeri. V opačnom prípade privítajte svojho hosťa s stručnými poznámkami týkajúcimi sa jeho pozície alebo vyznamenania na každom stretnutí alebo akcii, v ktorej je účastníkom. Pri úvodnom prejave sa musíte pripraviť vopred, vypracovaním stručného biografického náčrtu svojho rečníka prostredníctvom skúmania jeho poverenia, úspechov a vyznamenaní. Úvodná reč by mala riešiť danú tému, relevantnosť témy a stručný prehľad poverení rečníka. Uložte svoje meno naposledy, obaja budovať hybnosť a ako odkaz na publikum privítať hosťa.
