Žiadanie o schválenie projektu alebo veľký nákup môže byť nervózny a frustrujúce. Avšak so správnym znením a postojom máte väčšiu pravdepodobnosť, že budete mať potrebnú odpoveď. Výskum je taktiež kľúčový: musíte presne vedieť, čo potrebujete, vedieť, aký bude mať vplyv na vašu spoločnosť a byť schopný vysvetliť to v zmysle, ktorý váš šéf dokáže pochopiť. Špecifické a dobre napísané písomné žiadosti môžu urobiť dlhú cestu k tomu, aby sa vaša myšlienka alebo projekt stal realitou.
Vyskúšajte svoj návrh
Prvým krokom v akomkoľvek procese schvaľovania je skúmanie toho, čo potrebujete. Ak žiadate o nové firemné vozidlo, skúmajte presne aký typ vozidla chcete, koľko to bude stáť a ako vyhovuje potrebám spoločnosti. Nevytvárajte všeobecné vyhlásenie o tom, čo chcete schváliť. Príjemca vášho listu sa vo vašom prospech pravdepodobnejšie rozhodne, ak je vo vašom liste jasné, že ste sa snažili zistiť, čo je pre firmu najlepšie. Čo je ešte dôležitejšie, čím konkrétnejší ste, tým je pravdepodobnejšie, že vám bude vyhovovať, aby ste získali súhlas s projektom alebo nákupom, pretože presne vie, čo urobíte po schválení.
Formátujte písmeno správne
Začnite tým, že oslovíte svojho šéfa podľa mena a názvu (napríklad viceprezidenta Smitha). Ak náhodou neviete, kto bude čítať list, adresujte list osobe nadpisu (napríklad "Vážený pán komisár.") Personalizácia je však dôležitá, takže sa snažte zistiť meno osoby a správny názov, Často ju môžete nájsť na webovej stránke organizácie alebo si vyzdvihnúť telefón a požiadať o meno osoby.
Ďalej uveďte nákup alebo návrh, ktorý chcete schváliť. Pokúste sa to urobiť v prvej vete svojho listu. To umožní čitateľovi mať jasnú predstavu o tom, čo práve navrhujete, a poskytnúť jej kontext pre zvyšok listu. To tiež jej umožňuje vedieť, že presne viete, čo chcete.
Príklad:
Vážený dozorca Cunningham,
Hradná rocková stredná škôlka potrebuje nové uniformy.
Uveďte podrobné príklady
Ďalej vysvetlite, prečo by ste mali podniknúť kroky, ktoré navrhujete. Aj keď sa zdá zrejmé, prečo je nákup potrebný, vysvetlite podrobnosti. Ak príjemca vášho listu nevidí dôvod pre akciu, ktorá je navrhnutá v liste, zlyhá. Za týmto účelom by to malo trvať len niekoľko viet.
Príklad:
Nakoniec sme si zakúpili uniformy v roku 1992 a súčasná kolekcia je veľmi roztrhnutá a opotrebovaná.
Pokračujte v uvedení všetkých dôvodov, prečo by návrh bol prospešný pre vašu spoločnosť.Ide o to, čo vaša práca urobí pre spoločnosť, nie o tom, prečo si osobne myslíte, že návrh je dôležitý.
Príklad:
Pochodová skupina reprezentuje našu školu v prehliadkach, futbalových hrách a iných spoločenských stretnutiach. Nové uniformy by našu školu dali do pozitívnejšieho svetla.
Teraz musíme platiť krajčírstvo tisíce dolárov každý rok na udržanie našich starých uniforiem. Nové by odstránili tieto poplatky.
Nové moderné uniformy by výrazne zvýšili morálku celej kapely, čo vo všeobecnosti vedie k vyšším známkam pre všetkých študentov.
Uzavrite cenné informácie
Vyplňte svoj list s vaším menom, e-mailovou adresou a telefónnym číslom a pozvite čitateľa, aby vás kontaktoval s akýmikoľvek otázkami týkajúcimi sa listu alebo návrhu. V prípade potreby si tiež všimnite dátum, kedy dúfate, že budete mať odpoveď na vašu žiadosť. Po dokončení listu by nemalo byť dlhšie ako jedna strana, pokiaľ nemáte veľa dôvodov na to, aby ste pokračovali na druhej strane (napríklad veľmi zložitý návrh, ktorý vyžaduje zdĺhavé vysvetlenie alebo dlhý zoznam dôvodov, prečo vaša požiadavka by bola prospešná).
Príklad:
Ak máte akékoľvek otázky, s radosťou sa s tebou stretávam kedykoľvek.
Ďakujem,
Ben Warren, riaditeľ, [email protected] 555-1234
Záverečné tipy
Vždy písať úctivo a formálne. Napríklad namiesto toho, aby sme povedali "Bylo by skvelé pre spoločnosť, keby sme mohli kúpiť niekoľko nových tlačiarní," napíšte niečo ako: "Keby spoločnosť kúpila päť nových tlačiarní, priniesla by to príklad Corp., pretože …" Ak sa to už nepožaduje, zvážte tlač a doručenie listu rukou, namiesto toho, aby ste ju poslali e-mailom príjemcovi. Ukáže sa, že naozaj záleží na vašom návrhu a bude viac pravdepodobné, že si pamätá, že na tento list odpovie včas.
Všimnite si, že dobre napísané schvaľovacie listy vás nemusia dostať kdekoľvek - váš príjemca sa môže rozhodnúť, že samotný návrh je problémom. V takomto prípade budete musieť prísť s úplne novým nápadom alebo skrátiť svoj čas, kým nebudete môcť skúsiť znova.
