To prináša úžitok odborníkom, ktorí majú silné pochopenie obchodného písania, najmä ak sú v administratívnom postavení. Keď váš šéf požiada o napísanie niečoho v obchodnej podobe, ako je napríklad poznámka, potrebujete poznať správny spôsob, ako to urobiť. V opačnom prípade nebudete mať vplyv na príjemcov. Tento scenár sa môžete vyhnúť tým, že viete, ako napísať poznámku v štandardnom obchodnom formáte.
Vytvorte si poznámku, ktorá obsahuje všetky sekcie štandardov, ktoré obsahujú nadpis, účel, diskusiu a uzatvorenie, radí Hodu.com. Súhrn je voliteľná časť.
Nastavte nadpis pre svoju poznámku. Všetky poznámky budú mať štandardný názov, ktorý obsahuje štyri riadky s označením "To", "From", "Date" a "Subject".
Vyplňte názov vašej poznámky. Po položke "Do" zadajte, komu sa list rozosiela, napríklad konkrétna osoba, skupina ľudí alebo oddelenie. Po "Od" umiestnite buď vaše meno, alebo meno osoby, na ktorú píšete písmeno, napríklad váš šéf. Zadajte dátum distribúcie po slove "Dátum". Zahrňte niekoľko slov, ktoré sumarizujú účel zápisu v riadku "Predmet".
Zadajte krátky odsek, ktorý vysvetľuje účel poznámky v niekoľkých vetách. Táto poznámka môže byť z informatívnych dôvodov, vysvetliť problém alebo požadovať od príjemcov určitú akciu.
Diskutujte podrobnosti o poznámke v nasledujúcich niekoľkých bodoch. Nepodávajte zbytočné informácie alebo opakujte sami, ale ponúknite dostatok informácií, aby všetci príjemcovia pochopili dôvod memorby a jej dôležitosť.
Napíšte akciu, ak nejakú, ktorú musia prijať príjemcovia v záverečnom odseku. Vysvetlite, čo je potrebné urobiť a ako to dosiahnuť.
Pridajte súhrnnú časť do konca vašej poznámky, ak je dlhšia ako jedna strana alebo obsahuje veľmi podrobné a zložité informácie. To vám pomôže objasniť účel vašej poznámky a poskytnúť adresátom odkaz na opätovné preskúmanie bez toho, aby ste si museli znovu prečítať celú poznámku. Zahrňte všetky kľúčové body, ako aj akékoľvek kroky, ktoré je potrebné vykonať, v súhrnnej časti.
