Písomné kancelárske postupy pomáhajú podnikom fungovať hladko a efektívnejšie. Základné postupy načrtávajú postupy kancelárie: postupy, kto ich vykonáva a čo sa deje. Úrady majú usmernenia pre personálny manažment, vklady v hotovosti, prichádzajúcu a odchádzajúcu poštu, korešpondenciu a úhrady.
Manipulácia s denníkom (recepčný)
Prichádzajúca pošta sa otvorí a obsah je označený dátumom. Kontroly sú umiestnené v priečinku "K uloženiu". Pošta je zoradená podľa prijímateľa a umiestnená do poštovej schránky osoby.
Pripravuje bankový vklad a vytvára kópie prijatých šekov. Prílohy sa skopírujú ku kontrolným kópiám. Poskytuje šeky a vkladové listy a prílohy k pohľadávkam.
Odchádzajúca pošta je poštová pečiatka a každý večer odvezená na pošte.
Procedúry telefónu
Prijmite telefón tretím zvonením. Štandardným pozdravom je "Dobré ráno, spoločnosť ABC, John hovorí. Ako vám môžem pomôcť?" Odpoveď "Len chvíľu" a pozastavenie volajúceho.
Skontrolujte kancelársky kalendár pre chýbajúcich zamestnancov. Ak chýba, povedzte volajúcemu a opýtajte sa, či mu môže pomôcť niekto iný. Ak je daná osoba prítomná, oznamte volajúceho a presmerujte hovor. Ak je linka zaneprázdnená, povedzte volajúcemu a ponúknite hlasovú poštu alebo písomnú správu.
Správy obsahujú meno volajúceho, čas a dátum, dôvod hovoru a číslo spätného volania. Vložte správu do poštového priečinka príjemcu.
Riadenie kancelárskych potrieb (tajomník)
Štandardné zásoby sú inventarizované a objednané mesačne. Kancelársky kalendár sa kontroluje na plánované zásielky a všetky potrebné potreby. Pripravuje formulár na objednanie kancelárie a správca kancelárie ju povoľuje pred jeho umiestnením.
V prípade neštandardných dodávok vyplňte formulár žiadosti o dodávky a odovzdajte sekretárovi.
Udržiavanie kalendára úradu (tajomník)
Má zodpovednosť za kancelársky kalendár. Pri plánovaní stretnutia skontrolujte kalendár konfliktov a pošlite žiadosť tajomníkovi.
Mesačné korešpondencie zákazníkov, marketing a propagácia sa uvádzajú v kalendári kancelárie. Zamestnanci, ktorí sú za to zodpovední, môžu odoslať dáta sekretárovi.
Dáta o cestovaní e-mailom, absencia zamestnancov a dovolenka sekretárovi.
Cestovné náhrady, kontrola žiadostí a kreditné karty
Cestovné náhrady sa spracovávajú raz za týždeň. Použite schválený cestovný formulár. Zadajte dátum výdavkov, druh nákladov a dôvod nákladov. Pripojte čitateľné potvrdenia o výdavkoch. Žiadne sumy sa neúčtujú bez potvrdenia.
Použite schválený formulár žiadosti o kontrolu pre nepravidelné kontroly. Vyplňte informácie o príjemcovi platby, potrebný dátum, sumu šeku a sekcie dôvodov. Získajte súhlas od manažéra alebo účtovníka.
Kreditné karty sa spracúvajú mesačne. Potrebný doklad je potrebný pre každý nákup. Zadajte svoje meno, dôvod nákladov a ďalšie identifikačné informácie o potvrdení. Akékoľvek poplatky bez príjmov a osobných poplatkov sa odpočítajú od mzdy zamestnanca.
Platby zákazníkmi a faktúry
Dokončené objednávky zákazníkov sú dodávané dvakrát denne do A / R od námorníckeho pracovníka a fakturované do konca pracovného dňa.
Denné vklady prijaté do A / R sa uplatňujú do konca pracovného dňa.
