Či už ste tím s jedným človekom alebo plnohodnotnou spoločnosťou a máte kancelárske postupy a pokyny, je skvelý spôsob, ako vytvoriť niektoré základné pravidlá pre vaše podnikanie. To nielenže vám pomáha pri každodenných úlohách, ale môže pomôcť aj vašim novým zamestnancom pri ich začatí a vašim zamestnancom, ktorí potrebujú skontrolovať administratívne záležitosti.
Stanovenie usmernení a ich sprístupnenie
Vytvorenie príručky pre kanceláriu 21. storočia je skvelým miestom na začatie. Kancelárska príručka by mala obsahovať procesy a postupy týkajúce sa dôležitých aspektov vášho podnikania a mala by uvádzať všetky významné body z federálnych, štátnych a miestnych zákonov o zamestnanosti. Zahrňte informácie o politikách dovolenky, nediskriminačných politikách a kompenzácii pracovníkov.
To je tiež miesto, kde môžete zahrnúť vašu spoločnosť misiu, víziu a základné hodnoty. Títo všetci pomáhajú všetkým, ktorí sú v podnikaní, na ceste a pracujú na tom istom cieli. Môže obsahovať pokyny pre správanie zamestnancov, oblečenie, fajčenie, kancelárske hodiny, platy, propagačné akcie a výhody. Urobte svoju príručku prístupnú každému zamestnancovi tak, že ho ponúknete online aj v tlači. Uveďte kópiu všetkých zamestnancov a požiadajte ich, aby podpísali potvrdzujúci list, v ktorom uvedú, že si prečítali pokyny a porozumeli im.
Zohľadnenie technológie v kancelárii 21. storočia
V kancelárii 21. storočia je dôležité integrovať technológiu do vašich smerníc. Bez ohľadu na odvetvie, v ktorom pracujete, technológia zohráva dôležitú úlohu pri úradných postupoch. Veľa vecí sa deje na počítačoch a smartfónoch. Rozhodnite sa, či vaša spoločnosť povolí používanie kancelárskej technológie z osobných dôvodov a aké sú vaše bezpečnostné opatrenia. Zamestnanci majú povolené používať svoje telefóny počas práce? Vytvorením takýchto pravidiel budete môcť vylúčiť akékoľvek nezhody predtým, než k nim dôjde.
Vytváranie pokynov pre každú úlohu alebo oddelenie
V závislosti od vašej firmy môžete vybrať postupy pre každé oddelenie alebo každú úlohu v spoločnosti. Napríklad, ak máte výrobné oddelenie, ich postupy sa nepochybne líšia od vášho obchodného oddelenia a marketingového oddelenia. Zaznamenaním každodenných postupov pre každú oblasť vášho podnikania pomôžete rýchlejšie na palube nových zamestnancov a budete môcť viesť skúsených zamestnancov, ktorí zabúdajú, ako splniť určitú úlohu. Máte referenčné miesto tiež pomáha sledovať všetko vo vašej firme. Niektoré úrady, ktoré majú viacero úrovní zamestnancov, sa môžu rozhodnúť zahrnúť organizačnú schému, aby si všetci uvedomovali, aká je ich úloha v rámci väčšieho obrazu spoločnosti.
Vedenie komunikačných liniek otvorené
Vaše pokyny je možné aktualizovať vždy, keď je potrebné zahrnúť nový dôležitý prvok. Nie je potrebné, aby boli v kameňoch. Zabezpečte, aby ste pravidelne komunikovali so svojimi zamestnancami, keď pridáte niečo do kancelárskych postupov alebo do vašej kancelárskej príručky. Okrem toho všetky vaše kancelárske postupy by mali byť ľahko prístupné. Uistite sa, že vaši zamestnanci vedia, kde sa môžu obrátiť o pomoc, ak majú otázku týkajúcu sa dovolenky, používania mobilných telefónov, kompenzácie pracovníkov alebo akejkoľvek inej modernej kancelárskej praxe.
