Preplatok zamestnancovi je vo všeobecnosti výsledkom chyby pri výpočte miezd. Ako zamestnávateľ môže dôjsť k preplatku, ak zaplatíte zamestnancovi viac hodín alebo platov, ako má nárok, alebo ak nevykonáte povinnú alebo dobrovoľnú zrážku. V oboch prípadoch môžete situáciu napraviť.
Pozrite sa na štátne právo
V okamihu, keď objavíte chybu, konzultujte so štátnym pracovným oddelením postupy na zber nadmerne vyplatenej mzdy. Mnohé štáty vám umožňujú vykonať takéto zrážky prostredníctvom odpočtu odvodov. V závislosti od dlžnej sumy môžete platiť za sériu výplatných paušálov ako paušálnu sumu. Štátne právo zvyčajne obmedzuje sumu, ktorú môžete zadržať v rámci jednej platovej lehoty. Majte na pamäti, že okrem povinných zrážok štát nemôže dovoliť vykonať žiadne zrážky zo mzdy zamestnanca bez jej písomného súhlasu. Okrem toho štát môže zakázať, aby ste mohli odpočítať, ak spôsobí, že príjem zamestnanca klesne pod požadovanú minimálnu mzdu.
Oznámenie o splatení
Zhromažďovanie splátok prostredníctvom odpočtu mzdy môže byť výhodné pre zamestnanca, najmä ak ste urobili chybu a zamestnanec už strávil preplatok. Ak objavíte chybu krátko po zaplatení zamestnanca a okamžite ho budete informovať, zamestnanec môže byť schopný zaplatiť preplatok okamžite. Ak vyberáte preplatok prostredníctvom odpočtu odmeny, písomne informujte zamestnanca o situácii a uveďte podrobnosti o preplatku, napríklad keď došlo k preplatku, sumu, kedy dôjde k odpočtu mzdy a odpočítanej sumy. Dajte zamestnancovi ďalšie možnosti platby, napríklad osobnú šek, peňažný príkaz alebo hotovosť. Ak je potrebný písomný súhlas zamestnanca na vykonanie odpočtu a zamestnanec odmietne, môžete sa pokúsiť o vrátenie preplatku podaním žaloby na súde proti zamestnancovi.
Úpravy miezd
Keď vyberáte preplatok, musíte tiež zodpovedajúcim spôsobom upraviť záznamy o mzdách zamestnancov. Napríklad ak ste preplatok platu o 200 dolárov za konkrétne obdobie platieb, vykonajte úpravu ako negatívny, takže sa vyberie z ročného zárobku zamestnanca a jej W-2 bude správne na daňové účely. Pri preplácaní zamestnanca sa odpočítajú aj dane a zrážky súvisiace s preplatkovou sumou. Mzdový softvér automaticky upravuje záznamy o mzdách zamestnancov, keď zadáte preplatok ako záporný. Ak nepoužívate mzdový softvér, manuálne zistite rozdiel medzi jej pôvodnými zrážkami a tým, čo mali byť. Rozdiel je suma preplatku odpočítanej sumy. Keď odpočítate zaplatený plat zo mzdy zamestnanca, zníži jej celkový príjem a upraví svoje odpočty znížením čiastok. Ak je preplatok spôsobené odpočítaním, ktoré sa vôbec neprijalo, upravte zrážku ako pozitívnu, aby sa odpočítala z jej príjmu.
Nadmerná platba dane z nezamestnanosti
Vy musíte zaplatiť federálnu daň z nezamestnanosti a štátnu daň z nezamestnanosti do určitej sumy ročne na všetkých zamestnancov, ktorým vyplácate mzdy. Keď preplatíte zamestnanca a nedodržali ste ročný mzdový limit, môže to mať za následok preplatok federálnej aj štátnej dane z nezamestnanosti. V takom prípade oznámte federálnej dani z príjmov z nezamestnanosti preplatok na vnútornú daňovú službu a preplatok štátnej dane z nezamestnanosti spravujúcej štátnej agentúre, aby ste mohli dostať kredit za preplatok.
