Ak je vašou úlohou pravidelné informovanie manažérov alebo vedúcich pracovníkov vo vašom oddelení, je pravdepodobné, že túto úlohu rozdelíte na štvrťročné alebo trojmesačné segmenty. Mnohé organizácie používajú štvrťročné časové obdobia pre účtovné a finančné operácie, takže budú potrebovať inštruktáž, ktorý bude zodpovedať tomuto časovému rámcu. Štvrťročná správa by mala obsahovať zhrnutie a informácie o pokroku v podnikaní, dôležitých udalostiach, výzvach a cieľoch dosiahnutých počas tohto obdobia. Môžete dokonca zahrnúť anekdotálne odkazy, ktoré dokážu oživiť vašu správu prostredníctvom skutočných udalostí, ktoré sa vyskytli počas štvrťroka.
Študovať predchádzajúce štvrťročné správy
Ak ide o prvú štvrťročnú správu, ktorú píšete, prečítajte si predchádzajúce správy - štvrťročné alebo ročné správy. Na tejto štvrťročnej správe sa môžu vyskytnúť informácie na konci roka, ktoré chcete preniesť. Tiež by mohol byť preferovaný formát štvrťročnej správy. Je pravdepodobne v poriadku, ak zahrniete ďalšie relevantné informácie. avšak držte sa v rovnakom formáte, pokiaľ nie je uvedené inak. Ak ešte nemáte šablónu z predchádzajúcich prehľadov, vytvorte ju, takže tento krok nevytvoríte v budúcom štvrťroku.
Určte svoje informačné zdroje
Pokiaľ nie je štvrťročná správa výlučne v rámci vašej pôsobnosti, je pravdepodobné, že budete potrebovať informácie z iných zdrojov alebo oddelení. Napríklad, ak vaša správa vyžaduje finančné údaje, oslovte účtovnú alebo finančnú časť a požiadajte o údaje, ktoré potrebujete pre daný štvrťrok. Ak sú k dispozícii údaje za predchádzajúci štvrťrok, požiadajte o to aj v prípade, že chcete porovnať dve štvrťroky.
Prečítajte si obchodné témy pre vytváranie prehľadov
Zhromažďujte informácie o obchodných témach, ktoré kontrolujete vo svojej štvrťročnej správe. Napríklad, ak ste projektový manažér pre konzultačnú firmu a účelom správy je aktualizovať vedúci tím o pokroku v niekoľkých rôznych zákazkách, zvážte uvedenie mena každého klienta, za ktorým nasleduje typ angažovanosti ako podtémy, ako je táto:
- Názov klienta, typ angažovanosti; napríklad Executive koučing
- Názov klienta, typ angažovanosti; napr. Team Development Workshop
- Názov klienta, typ angažovanosti; napr. Organizačné hodnotenie
Pre každú čiastkovú tému uveďte stručný popis zákazky, vrátane personálu prideleného každému. Ak ste projektový manažér, uveďte svoje meno a meno klienta, s ktorým ste počas tohto obdobia oznámili, ako aj opis vašich činností ako projektového manažéra. Opíšte ďalšie aktivity týkajúce sa zákazky, ako napríklad počet hodín, ktoré každý pracovník konzultant pracoval, a ciele, ciele a výsledky pre každú zákazku. Napríklad môžete napísať,
"Konzultant spoločnosti ABC John Doe vytvoril tímové vývojové aktivity pre workshop 1. februára 2019. Cieľom workshopu je preskúmať výsledky organizačného hodnotenia vykonaného 1. decembra 2018 a uľahčiť aktivity na znovuzavedenie členov tímu na organizačnú misiu. "
Budete rozhodovať o tom, koľko podrobností by ste mali poskytnúť na základe dĺžky a formátu vašej štvrťročnej správy. Táto časť tvorí vypúšťaciu zložku vašej správy.
Tabuľky sú užitočné
Okrem toho, že sú užitočné pri prezentácii finančného obrazu pre vašu štvrťročnú správu, tabuľky sú oceňované čitateľmi, ktorí sa zaoberajú spodnou líniou. Nemusíte obsahovať niekoľko stránok s výpovednou správou, ale kvantitatívne zobrazenie štvrťročných aktivít poskytuje čitateľom prehľad o pokroku vo vašej oblasti. Ak použijete ten istý príklad, ak oznamujete niekoľko záväzkov, vaša tabuľka by mohla odrážať počiatočný rozpočet, analýzu napaľovania, doterajšie náklady a odhadovaný rozpočet na dokončenie v oboch dolároch a percentách.
Napíšte úvod a záver
Akonáhle ste zhromaždili všetky informácie pre správu a pripravili návrh, napíšte svoj úvod a záver. Úvod by mal obsahovať obdobie pre vašu správu, zdroje informácií, oddelenie alebo projekty a publikum. Ak je vaša správa zdĺhavá alebo zložitá, napíšte zhrnutie obsahujúce najrelevantnejšie informácie v súhrne. Záver by mal v priebehu štvrťroku opätovne zdôrazniť a stručne vysvetliť všetky významné problémy, ktoré sa vyskytli počas štvrťroka, a prognózy pre budúci štvrťrok.
