Obchodné správy môžu hovoriť o čomkoľvek, čo sa týka finančnej situácie podniku, na marketingové stratégie a prístupy k predaju. Štvrťročné správy môžu byť relatívne malé, pretože obsahujú iba informácie týkajúce sa trojmesačného obdobia. Predtým, ako vytvoríte a napíšete štvrťročnú správu, definujte jej účel a určte, ktoré informácie je potrebné zahrnúť. Zatiaľ čo sa môže konkrétne týkať finančných zárobkov, môže to byť aj malá správa, ktorá poukazuje na aktivity v rôznych oddeleniach podnikania.
Zostavte úvod do štvrťročnej obchodnej správy. Určite účel správy a uistite sa, že uvádzate obdobie, ktoré sa týka správy. Napíšte napríklad, že správa sa zameriava na finančný stav spoločnosti v období od apríla do júla 2007.
Vytvorte nadpisy a podpoložky správy. Ak sa správa zameriava na aktivity každého oddelenia v podniku, použite každé oddelenie ako nadpis. Použite podkapitoly na identifikáciu činností každého oddelenia. Pri písaní štvrťročnej finančnej správy použite nadpisy na identifikáciu hlavných častí, ako sú aktíva, záväzky a výdavky.
Identifikujte metódu použitú na získanie údajov pre prehľad. To sa bude líšiť v závislosti od účelu správy. Pre finančnú správu získate svoje údaje priamo od účtovného oddelenia. Ak je správa o každom oddelení, hovorte s manažérom v každom oddelení, aby ste získali správne údaje.
Napíšte telo správy pomocou nadpisov a podpoložiek ako vášho sprievodcu. Buďte jasní a jednoduchí vo svojom jazyku. Použite grafy a tabuľky, ak potrebujete ilustrovať niektoré údaje, pretože čísla môžu byť strašné čítať, ak existuje veľa z nich. Identifikujte akékoľvek problémy alebo problémy získané z údajov, takže čitateľ si je vedomý problémov, ktoré správa znázorňuje.
Pripomeňte čitateľovi, že informácie a údaje uvedené v drobnej správe sa vzťahujú iba na tri mesiace uvedené v úvode. Pomocou záveru ponúknite riešenia alebo nápady na problémy, o ktorých sa hovorí v správe.
Zvýraznite kľúčové body v prehľade pod názvom "Zhrnutie." Napíšte ho naposledy, aby ste zabezpečili, že do súhrnu zahrniete všetky dôležité otázky. Umiestnite ho medzi titulnú stránku a úvod. Niektorí čitatelia môžu prečítať súhrn len na to, aby získali predstavu o obsahu namiesto čítania celej správy.
