Zatvoríte svoju firmu. Možno odchádzate do dôchodku alebo vstupujete do iného podniku. Všetky podniky vytvárajú papierovanie a keď je vaša firma uzavretá, musí sa riešiť otázka, ako dlho sa majú uchovávať tieto dokumenty.
Dôvody pre vedenie záznamov
Verejnoprávne agentúry, ako napr. Internal Revenue Service a štátne pokladničné oddelenia, sú najpravdepodobnejšími subjektmi, ktoré by mohli požiadať o rôzne obchodné dokumenty z minulosti. Uchovávanie všetkých typov záznamov súvisiacich s podnikaním bude cenné, ak vznikne potreba podložiť nároky, transakcie a informácie podané na daňových priznaniach. Aj keď v niektorých prípadoch existuje obmedzenie počtu obchodných záležitostí, ako napríklad vyšetrovanie podvodov alebo iné občianskoprávne alebo trestné žaloby podané proti spoločnosti, môžu byť potrebné obchodné záznamy v minulosti bez ohľadu na to, ako dlho sa udalosti vyskytli. Nikdy neviete, kedy môžu byť staré obchodné záznamy užitočné, preto je vhodné uchovávať všetky obchodné záznamy tak dlho, ako to je možné. Z uvedeného vyplýva, že existujú všeobecné pokyny, pokiaľ ide o čas potrebný na uchovávanie spoločných dokumentov.
Obdobie držania špecifických položiek
Od dátumu podania zadržte zrušené šeky, bankovky, výpisy z kreditných kariet a hlavné knihy najmenej po dobu troch rokov. Podržte bankové výpisy, inventárne záznamy, faktúry, záznamy o predaji, registračné pokladne, W-2s, 1099s a iné daňové doklady po dobu najmenej šiestich rokov. Ak bola vaša spoločnosť založená ako spoločnosť, uchovávajte mesačné a štvrťročné účtovné závierky spoločnosti aspoň tri roky.
Záznamy, ktoré sa majú uchovávať neurčito
Uložte platby týkajúce sa personálu a súvisiace dokumenty, ako napríklad odškodnenie pracovníkov, dôchodkové záznamy a zrážky dane z príjmov zamestnancov, tak dlho, ako môžete. Ak minulý zamestnanec spoločnosti podá žiadosť o dávky v nezamestnanosti, požiada o nové zamestnanie alebo má otázky z obdobia jeho zamestnania, bude mať tieto záznamy prístup k najcennejším. Všetky dokumenty súvisiace s podnikmi by sa mali uchovávať na neurčito, hoci spoločnosť už nie je v podnikaní. Takéto dokumenty zahŕňajú osvedčenie o zapísaní, zápisnicu zo stretnutia predstavenstva, pracovné zmluvy, skladové transakcie, patenty a ochranné známky a akékoľvek dokumenty súvisiace so súdom. Záznamy o majetku spoločnosti a pohľadávkach a splatných pohľadávkach by sa mali uchovávať.Premlčacia lehota IRS je tri roky od dátumu podania daňových formulárov, v ktorých sa audity vrátia. Ako sa však uvádza, uchovávanie záznamov o príjmoch a odpočtoch by malo zostať neobmedzené, ak je to možné.
Subjekty, ktoré môžu požadovať predchádzajúce záznamy
Federálne agentúry, ktoré s najväčšou pravdepodobnosťou požadujú informácie o minulých dokumentoch, sú služba vnútorného príjmu, ministerstvo práce, správa sociálneho zabezpečenia, komisia pre rovnaké zamestnanecké príležitosti a prisťahovalectvo a naturalizáciu. Záznamy pre štátne agentúry, ako napríklad rozdelenie daní a miestne samosprávy by sa mali uchovávať čo najdlhšie, a to aj po ukončení prevádzky. Uložte súbory na bezpečnom mieste, najlepšie na miestach chránených pred požiarom, záplavami, krádežami a inými stratami. Niekto iný ako vy by ste mali vedieť, kde sa tieto dôležité záznamy uchovávajú.
