Záznamy o splatných účtoch sú dôležitými dokumentmi pre jednotlivca alebo firmu. V ideálnom prípade by vaša firma mala implementovať systém ukladania alebo archivovania, ktorý umožňuje vlastníkom a iným zamestnancom získať potvrdenia a záznamy o majetku a účtoch v prípade potreby. Zatiaľ čo vaše podnikanie nemusí udržiavať svoje účty splatné, musí ich uchovávať najmenej 10 rokov.
Dekáda záznamov
Ako dlho by ste mali uchovávať vaše podnikové záznamy v súbore, závisí od akcie, výdavkov alebo udalostí, ktoré dokument zaznamenáva, podľa interného daňového úradu. Dokumenty, ktoré sa týkajú transakcií a platieb, by sa mali uchovávať najmenej 10 rokov, podľa Financial Web. Takéto dokumenty zahŕňajú bankové výpisy, zmluvy, splatné účty a záznamy o prijatí a zrušené šeky.
Efektívne skalné vedenie záznamov
Hlavným dôvodom na vedenie záznamov o splatných účtoch je, keď má niekto otázku o predaji alebo starom kontrakte. V takýchto prípadoch musíte včas nájsť položky týkajúce sa predaja alebo zmluvy. Prístup k záznamom o splatných účtoch je tiež dôležitý v prípade, že klient alebo zamestnanec žiada vašu firmu.
Majte IRS šťastný
IRS navrhuje, aby sa uchovávali záznamy, ktoré podporujú položku príjmov alebo zrážok na daňovom priznaní, až kým sa neobmedzí doba platnosti tohto výnosu, čo je obdobie, v ktorom môžete zmeniť svoje daňové priznanie, aby ste mohli požiadať o úver alebo vrátenie peňazí. Znamená to, že musíte mať k dispozícii záznamy, ktoré sú k dispozícii, aby ste mohli dokumentovať zisk alebo stratu z predaja alebo predaja majetku počas obdobia, v ktorom aktíva zostávajú v prevádzke. Potom musíte viesť všetky záznamy a potvrdenia týkajúce sa majetku o ďalšie tri roky, podľa QBalance.com.
Viac ako záznam
Ak chcete maximalizovať priestor a minimalizovať možnú stratu záznamov z požiaru, krádeže alebo zničenia, vaša firma môže chcieť ísť bez papiera. Prevodom účtov splatných do elektronického registračného systému môže vaše podnikanie znížiť administratívne náklady a personálny čas. Programy sú k dispozícii online a lokálne v obchodoch s kancelárskymi potrebami. Poplatky platia a v závislosti od programu sa značne líšia. Automatizované systémy platených účtov často poskytujú elektronickú fakturáciu, platobné služby a on-line sledovanie / nahlasovanie.
