Väčšinou každý, kto pracuje, dostane denne bombardovaný nekonečnými e-mailmi. Mnohé z týchto e-mailov sa rýchlo skenujú a odstránia, ak sa dokonca otvoria. Keď posielate obchodný e-mail kolegovi, zamestnancovi alebo klientovi, nechcete, aby sa skončil v hromadnej zbierke. Zoznámenie sa s formátom firemnej e-mailovej správy môže mať za následok rozdiel medzi čítaním e-mailu a jeho uložením do virtuálneho koša.
Čo je formát obchodného e-mailu?
Formát firemného e-mailu je dobrou praxou na odosielanie akéhokoľvek druhu korešpondencie v mene vašej spoločnosti. Poskytuje formálnu štruktúru, ktorá vám pomôže sprostredkovať vaše posolstvo a získať odpoveď.
Medzi prvky firemného e-mailu patria:
- Podrobný predmet. Použite riadok predmetu, ktorý povzbudzuje čitateľa, aby otvoril váš e-mail. Čím konkrétnejší ste, tým lepšie. Zahrňte pár slov o tom, čo je e-mail - Stretnutie budúceho týždňa na diskusiu o návrhu - skôr než nejasné slovo, ako Ahoj, Konkrétne pomáha zabrániť zablokovaniu vášho e-mailu v nevyžiadanom filtri a nikdy ho nikdy nepristupuje príjemcovi.
- Profesionálny pozdrav. Ako pozdravíte človeka závisí od vášho už existujúceho vzťahu, ak ho máte. Ak sa stretnete s niekým novým alebo s vyššou pozíciou, je vhodné použiť formálnejšie pozdrav Vážený pán Jones, Ak ste s touto osobou už predtým pracovali a máte menej príležitostné vzťahy, je dobré použiť meno osoby ako napr Ahoj, Kim. Uistite sa, že meno osoby je napísané správne a e-mailová adresa je správna.
- Stručná správa. Telo obchodného e-mailu by malo byť priame a na mieste. Človek, ktorý ju číta, nie vždy má veľa času, takže to neznamená príliš zdĺhavé a podrobné. Použite krátke vety a odseky a zahrňte iba relevantné informácie. Napríklad veta alebo dva o tom, prečo by ste sa chceli stretnúť a navrhnúť časy. To tiež uľahčuje ľuďom, aby čítali správu na svojich telefónoch, kde je pravdepodobné, že otvoria e-maily. Uistite sa, že používate základné formátovanie e-mailu, aj keď máte pokušenie používať veľa farieb alebo emojis.
- Podpis. Pri odosielaní firemného e-mailu je vždy dobré uzavrieť e-mailový podpis. Uveďte svoje meno, názov práce, spoločnosť a kontaktné údaje. Môže obsahovať aj odkazy na vaše sociálne médiá alebo webové stránky, takže príjemca má prístup k týmto službám. Stačí nezahŕňa toľko informácií, ktoré vyzerajú preplnené. Váš podpis môže byť predprogramovaný do vašich e-mailových nastavení, takže je automaticky zahrnutý do všetkých odoslaných e-mailov.
Prečo potrebujete vedieť o formáte e-mailu pre firmy
Firemný e-mail je v podstate rovnaký ako akýkoľvek iný obchodný list, ale posiela sa elektronicky. A rovnako ako akýkoľvek obchodný list, uistite sa, že používate správny formát, aby ste narazili na čo najlepší profesionál. Nechcete posielať e-mail, ktorý je príliš neformálny alebo neosobný, najmä pre dôležité obchodné záujmy.
Formát firemnej e-mailu poskytuje jednoduchú štruktúru, ktorá môže byť prispôsobená ľubovoľnému obchodnému e-mailu. Je navrhnutý tak, aby príjemcom presne povedal, o čom je správa, a povzbudzuje ich, aby otvorili e-mail a prečítali ich. Formát firemného e-mailu vám tiež umožňuje, aby ste boli formálne alebo neformálne v závislosti od príjemcu. V e-maile vždy zostať profesionálny a priateľský. Napíšte to spôsobom, ktorý povzbudzuje príjemcu, aby si prečítal vašu správu a odpovedal na vašu požiadavku.
Predstavujete svoju firmu každým odoslaným e-mailom. Zistenie formátu e-mailu pre firmy vám môže pomôcť vytvoriť dobrý dojem pre tých, s ktorými pracujete, a pre tých, s ktorými chcete pracovať.
Príklad obchodného e-mailového formátu
Presný spôsob formátovania firemného e-mailu závisí od vašej osobnosti, o čom je e-mail a komu ho posielate. Postupujte podľa tohto základného formátu e-mailovej adresy:
Predmet: Prehľad letného marketingového plánu
Hi Sam,
Priložený je letný marketingový plán, ktorý som dal dohromady. Ocenil by som, keby ste to mohli skontrolovať a dajte mi vedieť, ak máte nejaké návrhy.
Budete mať čas prekonať to so mnou budúci utorok alebo stredu?
Ďakujem,
Janička
názov, názov spoločnosti a kontaktné informácie
Ako vždy, nezabudnite skontrolovať pravopis a gramatiku skôr, než narazíte na odoslanie.
