Ziskové organizácie sa spoliehajú na formálne a neformálne modely obchodnej komunikácie. Formálne komunikačné kanály poskytujú štruktúru smerom k produktívnym výsledkom. Neformálne interakcie umožňujú vytváranie autentických vzťahov a alternatívne metódy na vytváranie zmyslu v organizácii. Obaja sa navzájom dopĺňajú a môžu účinne posilniť spoločnosť. Každý môže byť plánovaný, ale neformálna komunikácia je zvyčajne spontánna.
Účel formálnej komunikácie
Formálna obchodná komunikácia je strategická výmena informácií, ktorá podporuje jasnú agendu. Tieto informácie sa tradične považujú za interný spôsob komunikácie, ale môžu zahŕňať štruktúrované interakcie s ľuďmi a subjektmi mimo organizácie.
Formálna komunikácia môže tiež spustiť neformálne interakcie.Napríklad vedúci dôstojník môže naplánovať prehliadku alebo stretnutie radnice, kde je podporovaný voľný tok pripomienok k témam diskusie. To však môže viesť k osobným interakciám, príbehom a myšlienkam, ktoré neboli v pôvodnom programe.
Typy formálnej komunikácie
Organizácie môžu komunikovať svojmu internému tímu prostredníctvom písomnej alebo ústnej komunikácie. Manažéri môžu používať formálne písané nástroje, ako sú napríklad e-maily, záznamy v blogoch, orientačné školiace materiály alebo bulletiny. Prezentácie reči, stretnutia a plánované konferencie sú príkladmi slovných interakcií ako formálnej komunikačnej stratégie. Formálna komunikácia môže zahŕňať aj strategické umiestnenie kancelárskych značiek, recenzie zamestnancov a spoluprácu s neziskovými organizáciami. Správy a výkonné vystúpenia sú tiež kreatívne spôsoby na posilnenie obchodných vzťahov prostredníctvom formálnej komunikácie.
Účel neformálnej komunikácie
Spontánne interakcie vyvolávajú "vínnu révu" informácií zdieľaných prostredníctvom neformálnych komunikačných sietí. Neformálna obchodná komunikácia by mala dopĺňať formálne siete. Autentické a výnosné vzťahy sú pomocou tejto metódy upevnené. Niekedy môže neformálna atmosféra viesť k neformálnemu a neopatrnému šíreniu informácií. Z tohto dôvodu by mal byť všetok personál obzvlášť opatrný pri zdieľaní citlivých informácií pri neformálnej komunikácii. Napriek tomu, že písomná komunikácia môže byť aj neformálna, malo by byť vhodné vyhnúť sa právnym a etickým otázkam.
Druhy neformálnej komunikácie
Neformálna verbálna komunikácia sa môže uskutočniť počas prestávok na obed, interakcií s chodbami a telefonických hovorov. Tvorcovia komerčných komunikátorov môžu úmyselne obsahovať ručne písané poznámky, textové správy a výročnú uznanie a narodeninové karty, aby vytvorili vzťah so svojimi spolupracovníkmi.
Dynamika firemnej komunikácie
Informácie môžu byť doručené od vedenia zamestnancovi, alebo naopak. Spoločnosti, ktoré sú založené predovšetkým vo formálnych sieťach, sa len zriedka odchyľujú od pravidiel a protokolov. Na druhej strane neformálne firemné kultúry podporujú spontánnosť a príležitostné siete. Bez ohľadu na firemnú kultúru organizácie prekonávajú strategickú rovnováhu medzi formálnymi a neformálnymi sieťami. Organizácie profitujú z vytvorenia otvorenej komunikačnej siete, ktorá zahŕňa spätnú väzbu od zamestnancov a manažérov.
