Pri vykonávaní akéhokoľvek podnikania očakávate jeho zainteresované strany, manažéri a zákazníci efektívnosť, spoľahlivosť a bezpečnosť. Platí to najmä pre finančné transakcie. Vnútorná kontrola zabezpečuje, že všetky obchodné alebo organizačné procesy spĺňajú tieto požiadavky. Je však dôležité identifikovať akékoľvek nedostatky vo vašom nastavení vnútornej kontroly. Existuje niekoľko prostriedkov na zistenie týchto nedostatkov a informácie sú k dispozícii na to, aby vám pomohli. Komisia pre cenné papiere a burzy napríklad vydala usmernenia na monitorovanie vnútorných kontrol.
Katalóg všetkých vašich postupov vnútornej kontroly. Patrí sem dokumentovanie finančných transakcií, návrh a testovanie produktov, nákupné postupy a vnútorné audity. Presne vedzte, s čím máte čo do činenia, skôr než budete podrobnejšie prehliadať postupy. Pokúste sa identifikovať časti spoločnosti alebo organizácie, ktoré môžu byť ohrozené viac ako iné. Tiež posúďte návrh vašich ovládacích prvkov. Bude to obvykle zahŕňať dokumentáciu, organizáciu, oddelenie povinností, spätnú väzbu a školenie.
Vykonajte hodnotenie rizika pre všetky vaše kontrolné postupy. Identifikujte najpravdepodobnejšie poruchy vo vašej firme alebo organizácii. Posúdenie rizika má zvyčajne formu tabuľky. Každé nové riziko je zaradené do radu. Ak chcete preskúmať riziko, pridajte niekoľko stĺpcov, ktoré naznačujú, čo sa môže pokaziť, prečo, kto je zodpovedný za tento konkrétny proces, ktorý ho skontroloval, riešenia a keď zodpovedná osoba podnikla kroky.
Vykonajte interný audit. Bude to zahŕňať zásoby a aktíva, vyrovnanie peňažných prostriedkov a splatné účty. Zmierovanie hotovosti znamená, že suma likvidnej hotovosti vlastnenej spoločnosťou je správna v porovnaní s príjmami a výdavkami. Auditovanie platieb znamená kontrolu, že všetky platby smerujú k správnej spoločnosti alebo jednotlivcovi. Mali by sa porovnávať so všetkými účtovnými závierkami, a to tak internými (účtovníckym oddelením), ako aj externými (bankami).
Vyučovať zamestnancov o moderných procesoch a metódach vnútornej kontroly. Vnútorné kontroly, ako mnohé iné aspekty podnikania, sa neustále vyvíjajú. Informujte svojich zamestnancov o všetkých zmenách a udržiavajte ich dobre vyškolení. Nedostatok vedomostí a odbornej prípravy je kľúčovým dôvodom zlyhania vnútornej kontroly. Otestujte znalosti pracovníkov a zorganizujte prehliadky počas školenia zamestnancov.
Sledujte zamestnancov vnútornej kontroly. Posúdenie rizík zvyčajne vytvárajú tí, ktorí vykonávajú vnútornú kontrolu. Monitorovanie alebo vykonávanie externých inšpekcií umožňuje tretej strane zistiť možné nedostatky, ktoré daná osoba alebo tím zmeškal. Tie sa môžu pohybovať od samotného procesu až po dohľad nad tým, ktorí ho kontrolujú. Exaktná audítorská spoločnosť zvyčajne vykonáva takéto kontroly. Väčšina firiem má vzťahy s dôveryhodnými externými audítormi.
Preskúmajte spätnú väzbu od zákazníkov a zainteresovaných strán Existujú bežné sťažnosti? Vyskytli sa akékoľvek porušenia vnútornej kontroly? Napríklad, ak viacero zákazníkov nahlási rovnaké zlyhanie produktu, ako je napríklad chybné tlačidlo, môžete pracovať späť prostredníctvom postupov spoločnosti, aby ste zistili problém. To by zvyčajne znamenalo posúdenie dodávky, montáže, výroby, testovania a dizajnu v opačnom poradí.
Pozrite sa na správy oddelení. Existujú oblasti spoločnosti, ktoré sa zhoršili alebo sa zlepšujú podľa očakávania? Takéto problémy môžu byť spôsobené ďalšími faktormi, ale môžu tiež signalizovať nejaký druh zlyhania internej kontroly. Každé oddelenie je schopné kontrolovať a monitorovať to, čo robí; ale správy oddelení musia byť spojené, aby odrážali podnikanie ako celok. Preskúmajte, či má každé oddelenie dostatočne silný mechanizmus na to, aby jeho zamestnanci mohli hlásiť nedostatky v kontrole.
