Administratívni asistenti a tajomníci klubov môžu uložiť zápisnicu na stretnutie rôznymi spôsobmi. Najlepšie je mať elektronickú a tlačenú kópiu, aby ste mohli slúžiť ako záloha pre druhú, ak by sa jedna kópia stratila alebo bola neúmyselne zničená.
Ukladanie súboru elektronickou cestou
Uložte minúty stretnutí v počítači na rovnakom mieste, keď má vaša organizácia stretnutie. Dajte mu podobný názov súboru zakaždým, aby bolo ľahké nájsť presný súbor, ktorý potrebujete v budúcnosti. Môžete napríklad vymenovať neziskové zasadnutie správnej rady "Board_Minutes_21 apríl 2011" a potom nasledujúci mesiac uložiť ako "Board_Minutes_20 máj 2011." Ak máte rôzne druhy schôdzok sledovať minúty, uložte každý v inom priečinku, Jeden by mohol byť označený ako "schôdzky predstavenstva" a ďalšie "stretnutia zamestnancov", ktoré sú uložené v priečinku "stretnutia" v počítači.
Online Storage
Uložte svoje minúty pomocou online služby ukladania dokumentov. Tieto služby zvyčajne účtujú poplatok, ale ak váš počítač alebo server klesne, môžete pristupovať na internet z iného miesta a načítať svoje súbory.
ceny
Spoločnosti online na ukladanie dát vám môžu ponúknuť bezplatnú skúšobnú lehotu na otestovanie svojho produktu. Napríklad LiveDrive ponúka dvojtýždňovú bezplatnú skúšobnú verziu a za jeden počítač zálohuje 6,95 dolárov mesačne za jeden počítač a 16,95 dolárov za mesiac až do troch počítačov na zálohovanie on-line, od apríla 2011. Obidva plány majú neobmedzenú šírku pásma upload a download). Elephant Drive má 15-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu. Ponúka individuálny plán s kapacitou až 100 GB pre 2 počítače za 9,95 dolárov mesačne alebo 99,50 dolárov za rok. Rodina plánuje až päť zariadení, až 500 GB úložného priestoru za 19,95 dolárov za mesiac alebo 199,50 dolárov za rok.
Výtlačky
Vytlačte kópiu minút stretnutia. Vložte oddeľovače s označením mesiac a rok stretnutí v spojive. Vložte kópiu minút do správnej časti mesiaca a roka. Keď sa vaše viazanie vyplní, označíte chrbticu s rokom minút a spustite nové spojivo. Zvážte, či sa v prípade, že sa niečo stane s jedným z nich, uchováte dve kópie z minulej schôdzky uloženej na dvoch miestach.
