V podnikaní sa nachádzame v stretnutiach a mimo nich, počas ktorých prijímame mnoho rozhodnutí. Na konci zasadnutia zápisy z rokovaní zhromažďujú rozhodnutia, aby zabezpečili, že všetci účastníci podniknú ďalšie kroky. Minulé stretnutia sa týkajú všetkých aspektov stretnutia, od zoznamu účastníkov a programu, až po kroky, ktoré sa majú prijať, a rozhodnutia, ktoré sa majú prijať na ďalšie stretnutia. Použitie konkrétnych krokov na stanovenie minút stretnutia zabezpečí, že váš tím, kolegovia a manažéri budú vedieť témy diskusie a očakávania ďalších krokov.
Použite program schôdzky ako usmernenie na napísanie zápisníc. Agenda schôdze je usmernenie schôdze. Aktualizuje účastníkov a umožňuje im poznať ciele, ich úlohy pri dosahovaní týchto cieľov a konkrétne položky, ktoré im boli pridelené. Keďže stretnutie je založené na programe, agendou sa stáva sprievodca zápisom zápisnice.
Stručne popíšte úlohy účastníkov na schôdzi alebo projekty na diskusiu. Vysvetlite každú úlohu účastníka, aby pomohla neúčasti poznať, kto sa zúčastnil, pre ktoré oddelenie a na aký konkrétny účel. Načrtnutím úloh účastníkov sa každá osoba zúčastňuje na stretnutí cielene. Úlohy účastníkov sú dôležité pre stretávajúceho facilitátora a účastníkov, takže diskusie prebiehajú bez toho, aby boli zablokované už diskutovanými témami.
Zdôraznite ciele stretnutia tým, že ich jasne uvediete. Napríklad: prijímať rozhodnutia, zbierať nápady alebo aktualizovať tím o pokroku. Ciele zoznamu pomáhajú čitateľom zápisníc jasne pochopiť účel stretnutia. Cieľ alebo časť cieľov je to, čo mnohí vedúci pracovníci čítajú; ak nemusia byť zapojení do cieľov, nie je potrebné ďalšie čítanie. Ak má manažér svoj záujem o ciele, môže sa rozhodnúť zúčastniť sa na ďalšej schôdzi.
Napíšte rozhodnutia prijaté na stretnutí. Berte na vedomie všetky rozhodnutia a diskusie s cieľom určiť program nasledujúcej schôdze. Vypísanie rozhodnutí umožňuje zúčastneným a neúčasným účastníkom preskúmať, či sa od nich vyžadujú následné aktivity, pre ktoré sa potom môžu pripraviť. Rozhodnutia zdôraznené na stretnutí sa budú konať, pokiaľ nie je potrebná ďalšia diskusia na inom stretnutí, čo by bolo samo o sebe rozhodnutím. Zachytenie a zdieľanie rozhodnutí prijatých na stretnutí je rozhodujúce pre presné a užitočné minúty.
Napíšte úlohy "Next Step" s menom zodpovedného jednotlivca vedľa nich. Tieto kroky umožňujú sprostredkovateľovi stretnutia pripraviť sa na nasledujúcu schôdzu, ako aj pre účastníkov a účastníkov, aby si boli vedomí toho, čo sú zodpovední za následné stretnutie. Tým sa zabezpečuje, že sa jednotlivci pripravujú na ďalšiu schôdzu buď splnením svojich úloh alebo ich delegovaním na niekoho iného, ktorý ich môže dokončiť a zúčastniť sa na ďalšej schôdzi.
Odoslanie návrhu zápisnice o stretnutí účastníkom. Tento návrh umožní účastníkom upraviť zápisy aktualizáciou poznámok, ďalšími krokmi a rozhodnutiami. Návrh kontroly zabezpečuje, že všetky informácie boli zachytené správne a že jednotlivci spravujú úlohy, ktoré im boli pridelené, alebo oddelenie. V rámci návrhu revízneho procesu poskytnite všetkým účastníkom termín na predloženie pripomienok. Ak sa neprijmú žiadne úpravy, minúty sa považujú za prijaté všetkými stranami.
Odošlite minúty stretnutia. Po zhromaždení každej spätnej väzby zasielajte minúty stretnutia všetkým osobám, ktoré boli pozvané na stretnutie. Kopírujte ostatných zamestnancov alebo účastníkov, ktorí potrebujú byť informovaní. Zápisnica by sa mala zaslať do 24 hodín od skončenia schôdze alebo 12 hodín pred nasledujúcim zasadnutím, podľa toho, čo nastane skôr.
Tipy
-
Nie je potrebné zachytiť všetky informácie v minútach stretnutia, stačí zdôrazniť. Minulé stretnutia sú účinné, keď zhrnú stretnutie s rozhodnutiami a zodpovednosťami. Ak uľahčíte stretnutie, opýtajte sa niekoho, aby urobil poznámky pre tím.
