V účtovníctve sa používa viacero finančných dokumentov na sledovanie transakcií spoločnosti a celkového finančného zdravia. Hlavná kniha a súvaha sú dva z hlavných dokumentov v účtovnom procese spoločnosti. Aj keď obsahujú podobné informácie, hlavná kniha a súvaha nie sú rovnaké. Ich účel je oddelený a metódy zaznamenávania informácií v každom z nich sú rôzne.
definícia
Všetky transakcie sa zverejňujú do hlavnej knihy z denníka s použitím systému debetov a kreditov, podobne ako v šekovej knižke. Je to jadro finančných záznamov vašej spoločnosti, ktoré sledujú každú transakciu od prvého dňa histórie vašej spoločnosti. Súvaha sa nezaznamenáva tak podrobne ako hlavná účtovná kniha. Je to prehľad finančného zdravia spoločnosti z hľadiska aktív a pasív v určitom čase.
štruktúra
Účty v hlavnej knihe sú zoskupené do piatich kategórií; aktíva, záväzky, vlastné imanie, výnosy a náklady. Pre každý účet je spravidla samostatná stránka sledovaná hlavnou knihou. Transakcie sa zaznamenávajú do hlavnej knihy, ako sa vyskytujú pre každý účet. Napríklad platba uskutočnená veriteľovi bude zaznamenaná pod "výdavkami" a v ten istý deň, ak zákazník uskutočnil platbu spoločnosti, bol by zaznamenaný pod "výnosom". Súvaha nie je rozdelená na samostatné stránky. Namiesto toho sú súčty pre každú kategóriu zaznamenané tak, ako sú v danom období. Napríklad súčet výnosov k 31. decembru bude zaznamenaný a výdavky budú takisto zaúčtované a zaznamenané. Platby veriteľovi A, B a C by teda boli celkové, a nie individuálne zaznamenané.
účel
Hlavná kniha sa používa ako zdroj údajov pre iné finančné dokumenty vrátane súvahy. Hlavná kniha sleduje transakcie a vedie záznamy o všetkých údajoch spoločnosti, aby bolo možné presne zostaviť iné finančné dokumenty. Nezrovnalosti, chyby a straty účtov môžu byť sledované prostredníctvom hlavnej knihy. Súvaha ukazuje, kto ho pozerá (napríklad ako veriteľ), čo spoločnosť vlastní, ako aj to, čo dlhuje ostatným stranám od dátumu, kedy je dokončená. Účtovné súpisy sa často používajú na určenie, či podnik spĺňa podmienky na poskytnutie úveru alebo úveru. Veritelia, investori (potenciálni a súčasní), manažment, dodávatelia, zákazníci, vládne agentúry a odborové zväzy používajú bilanciu na to, aby predpovedali, kde bude spoločnosť, alebo ako bude finančne vypadať na ceste. Pre veriteľa je to nástroj na odhad "rizika" spoločnosti pri zvažovaní úveru. Pre generálneho riaditeľa alebo prezidenta spoločnosti pomáha bilancia určiť, či spoločnosť má príliš veľa zásob alebo či potrebuje zvýšiť výnos.
