Mnohé spoločnosti vydávajú zamestnancom kreditné karty na rôzne nákupy vrátane kancelárskych potrieb, jedál súvisiacich s podnikaním a cestovných výdavkov. Občas však zamestnanci môžu zneužiť firemnú kreditnú kartu, namiesto toho ju posunúť za nesprávne druhy výdavkov súvisiacich s prácou alebo, čo je horšie, za osobné použitie vrátane zálohových peňazí, osobných cestovných výdavkov, výdavkov súvisiacich s doma a podobne. Akonáhle zistíte, že zamestnanec použil nevhodný firemný kredit, konajte rýchlo, aby ostatní zamestnanci nedodržali tento postup alebo zneužitie pokračovalo.
Pozrite sa na úverové záznamy spoločnosti, aby ste určili, ktoré poplatky sú nevhodné alebo nie sú spojené so spoločnosťou. Zvýraznite ich a urobte kópie pre finančné oddelenie, a ak je to potrebné, personálny spis zamestnanca. To nielenže vám dáva predstavu o tom, ako veľmi bola karta zneužitá, ale poskytuje aj referenčný bod, ktorý môžete používať pri rozhovore so zamestnancom.
Zamyslite sa nad ľudskými zdrojmi skôr, ako budete hovoriť so zamestnancom. Je pravdepodobné, že budú musieť byť v miestnosti s vami, keď požiadate zamestnanca o obvineniach. Okrem toho vám môžu povedať, ako postupovať, ak by zamestnanec priznal zneužitie karty na osobné účely, najmä ak vie, že je to v rozpore s pravidlami spoločnosti.
Naplánujte stretnutie so zamestnancom. Opýtajte sa, či dostal kópiu firemných pokynov, keď dostal kartu. To vám povie, či si bol vedomý pravidiel týkajúcich sa použitia kreditov spoločnosti. Dajte mu príležitosť vysvetliť a zistiť, či sú obvinenia úmyselné, či je dokonca zodpovedný za poplatky, alebo či ide len o prípad nesprávneho použitia nesprávnej karty na nesprávne typy nákupov. Ak bola akcia škodlivá a úmyselná, možno budete musieť urobiť disciplinárne opatrenia. Závažnosť disciplíny by mala závisieť na jeho celkovom zázname, ako aj výške účtovanej sumy, jeho ochote pripustiť jeho indiskrétnosť a úroveň výčitky, ktorú ukáže. Nahrajte rozhovor s jeho povolením v prípade, že potrebujete pokračovať v záležitostiach, ako napríklad podanie trestného oznámenia.
Začať akýkoľvek postup zodpovedá úrovni zneužitia. Ak by to bola len otázka neúmyselného zneužitia, potom zopakujte pokyny týkajúce sa používania kariet a dajte zamestnancovi ďalšiu šancu. Ak by poplatky boli účelné, použite pokyny spoločnosti, aby ste urobili to najlepšie rozhodnutie a zohľadnili si históriu zamestnanca a povahu poplatkov.Ak sa poplatky pohybujú na tisíce osôb, považuje sa to za veľkú krádež vo väčšine štátov a nemusíte mať inú možnosť, ako sa obrátiť na miestne policajné oddelenie a nechať ich podať žalobu proti zamestnancovi.
Inštitút prísnejších pravidiel týkajúcich sa používania kreditných kariet. Podľa stránky Inside Indiana Business kontrolujte poplatky každý mesiac a označte tie, ktoré vyzerajú podozrivo. Urobte to pravidlo, aby sa zamestnanci mohli pýtať predtým, než zaťažia určitú sumu peňazí. Obmedziť počet kariet, ktoré dáte zamestnancom, a to len tým, ktorí potrebujú pravidelne nakupovať dodávky pre podnik na udržanie firemného úverového účtu.
