Všetky podniky majú procesy, či už ide o zostavenie produktu, spracovanie platby kreditnou kartou, na palube zamestnanca alebo kontrolu kvality. Niekedy tieto procesy fungujú hladko a inokedy nie. Riadenie obchodných procesov je systém, ktorý zachytáva vaše procesy a bije ich do tvaru olympijských plavcov. Dobrá implementácia BPM zlepší viditeľnosť vašich procesov, uľahčí odstránenie prekážok a zabráni duplicite práce.
Tipy
-
Riadenie obchodných procesov je metodika na zefektívnenie spôsobu, akým spoločnosť robí veci s cieľom zlepšiť výkonnosť.
Čo je príkladom obchodného procesu?
Podnikový proces je séria krokov, ktoré ľudia vo vašej organizácii vykonávajú na dosiahnutie konkrétneho cieľa. Tieto kroky sa opakujú mnohokrát, často mnohými ľuďmi a zvyčajne štandardizovaným spôsobom. Takmer čokoľvek - od schválenia žiadosti o dovolenku až po hodnotenie triedy, ktoré vykonáva zdravotnícky personál na pohotovosti - sa bude kvalifikovať ako obchodný proces.
Vezmite napríklad príklad žiadosti o úver do banky. Ak chcete tento proces spustiť, zákazník vyplní elektronický formulár žiadosti na internetovej stránke banky. Teraz sa bicykel začne otáčať. Po prvé, banka overí, či zákazník vyplnil formulár správne. Aplikácia potom prejde kreditnou kontrolou. Niekto iný môže vykonať overenie príjmov, iný tím môže požiadať o dodatočnú dokumentáciu a môžu byť ďalšie činnosti, ktoré umožnia banke rozhodnúť o schválení úveru.
Kľúčom je, že proces je mnohostranný. Podobne ako väčšina obchodných procesov ide o niekoľko krokov a viacerých ľudí a títo ľudia používajú rôzne nástroje a systémy na to, aby robili veci. Spoločne celý systém je navrhnutý tak, aby previedol sériu vstupov (žiadosť o pôžičku a podporné dokumenty) na požadovaný výstup (rozhodnutie o schválení, ktoré sa oznámi zákazníkovi).
Čo je riadenie podnikových procesov?
Keď je vaša firma veľmi malá, obchodné procesy sú pomerne ľahko spravovateľné. V kancelárii môže byť len niekoľko ľudí, ktorí vykonávajú každodenné úlohy a každý má dobrý prehľad o veľkom obrázku. Táto situácia sa mení pri raste. Úlohy, ktoré kedysi riešila jedna osoba, sa zrazu odovzdávajú medzi viacerými oddeleniami. Ľudia zdvojnásobujú svoje úsilie, úlohy spadajú do trhlín a ľudia majú väčší potenciál robiť chyby.
Hlavným cieľom riadenia podnikových procesov je umiestniť tieto chaotické procesy pod mikroskop a zistiť, ako ich zlepšiť. Najjednoduchší spôsob, ako pochopiť, je vizualizovať všetky činnosti vo vašom procese ako vývojový diagram krokov. BPM je disciplína formalizácie týchto krokov do logickejšieho a konzistentnejšieho pracovného postupu.
Aké sú výhody riadenia podnikových procesov?
Hlavnou úlohou spoločnosti BPM je ušetriť čas a peniaze tým, že odstránite tuky vo vašich procesoch, ako je odstránenie prekážok, odstránenie prepúšťania a zastavenie zbytočnej duplicity práce. BPM však nie je len o zvyšovaní dolnej hranice, ale existujú aj iné pozitívne výsledky, z ktorých môžu podniky profitovať:
-
Zamestnanci a manažéri využívajú jasnejšiu definíciu ich úloh a zodpovedností, pretože všetci nasledujú systematické riešenie, ktoré má robiť veci.
-
Tímy sa spolu stretávajú a lepšie komunikujú, keď sú všetci na tej istej stránke, čo sa týka výstupov a termínov.
- Je menej stresu, pretože prepracovaní zamestnanci už nemusia navštevovať následné stretnutia alebo žonglovať viacero konkurenčných úloh naraz.
- Program BPM zosúlaďuje vaše procesy s prioritami organizácie, takže nevyužívate čas na procesy, ktoré pre podnik prinášajú najmenšiu hodnotu.
- Manažéri majú lepšiu viditeľnosť v pracovnom procese, ktorý poskytuje užitočnú stopu pre audit a dodržiavanie predpisov.
- Zákazníci profitujú z vylepšenej doby vedenia, čo vedie k väčšej spokojnosti zákazníkov.
Ako funguje BPM?
BPM je v prvom rade metodika. Skladá sa z jasnej série krokov a techník, ktoré pomáhajú formalizovať proces BPM tak, aby bolo možné identifikovať a zlepšovať odpad a iné nedostatky. Z mnohých zavedených metodík BPM, niektorí, napríklad Lean alebo Six Sigma, vstúpili do populárnej slovnej zásoby. Generické metodológie sa riadia mnohými rovnakými princípmi. Bez ohľadu na zvolenú metodiku môžete očakávať, že sa zameria na tri piliere BPM: proces, ľudia a technológie.
proces
Hlavným zameraním BPM je optimalizácia obchodných procesov, aby boli vhodné na dosiahnutie správnych výsledkov v správnom čase.
ľudia
Zabezpečenie toho, aby ľudia robili správne veci správnym spôsobom, je kľúčom k úspešnému procesu. BPM sa pozerá na úlohy, ktoré ľudia robia, a kladie si také otázky ako: Čí je práca vykonávať úlohu A a v akom časovom rámci? Čo sa stane, ak príslušná osoba ignoruje problém? Kto dostane upozornenie, keď je proces uviaznutý? Táto úroveň viditeľnosti je nevyhnutná, ak plánujete vybudovať do systému efektívnosť.
technológie
Aby vaše procesy fungovali hladko, prechod úloh musí byť nepretržite plynulý. Softvér na riadenie obchodných procesov je nástroj, ktorý pomáha vynucovať proces. Ak teda spustíte cvičenie BPM a definujete lepší proces, technológia vám pomôže zabezpečiť, aby proces fungoval presne tak, ako ste ho definovali. Hlavným prvkom technológie je zhromažďovanie údajov o výkonnosti, aby ste mohli sledovať metriky, ktoré sú nevyhnutné pre úspech procesu.
Ako navrhujete metodiku BPM?
BPM funguje inak v závislosti od toho, aký druh podnikania máte. Takže ešte predtým, než začnete navrhovať metodiku BPM, musíte zhodnotiť, čo chcete zlepšiť implementáciou. Ak ste napríklad servisná organizácia, možno budete chcieť, aby služba BPM zlepšila váš čas odozvy na klientov. Spoločnosti, ktoré vyrábajú alebo vyrábajú výrobky, naopak hľadajú lepšiu výkonnosť a výkonnosť na montážnej linke alebo synchronizáciu s inými systémami a procesmi.
Pomocou týchto komerčných ovládačov sa každá metodológia BPM bude riadiť životným cyklom fáz, každý s vlastným súborom úloh, ktoré je potrebné implementovať. Najbežnejšia metodológia BPM, DMEMO, sa skladá z piatich etáp: dizajn, model, vykonávanie, monitorovanie a optimalizácia.
Prvá fáza: návrh
Konštrukčná fáza využíva technológiu BPM na mapovanie vášho procesu tak, ako je to teraz, pred prepracovaním workflow tak, aby proces fungoval oveľa efektívnejšie. To, čo dostanete na obrazovke, je vizuálne zobrazenie toku práce, takže môžete vidieť na prvý pohľad, kde sa môžu nachádzať nedostatky a duplicity. Cieľom je vytvoriť najjednoduchší a najjednoduchší pracovný postup, aby sa proces mohol dokončiť v čo najmenšom čase, pričom sa urobili najmenšie chyby.
Druhá etapa: Modelovanie
Táto fáza je o testovaní vášho procesu, aby ste zistili, ako funguje za rôznych podmienok. Premýšľajte o tom ako o cvičení "čo ak". Čo ak sme pridelili tejto osobe dvaja ľudia? Čo keď tento zamestnanec neskoro dodá svoj výstup? Čo keď bola táto úloha vykonaná iným spôsobom? Môžeme urobiť ďalšie zlepšenia?
Tretia etapa: Vykonanie
Akonáhle ste simulovali tok práce, ďalším krokom je otestovať zdokonalený proces na zemi pomocou pracovného stroja BPM softvéru, aby ste pridelili každú úlohu v procese jednému alebo viacerým ľuďom.
Štvrtá etapa: Monitorovanie
Monitorovanie je proces zhromažďovania údajov, aby ste sa uistili, že proces pracuje tak, ako očakávate. Svojou technológiou môžete sledovať jeden krok v jednom procese - rovnakým spôsobom, akým by ste sledovali balík FedEx - alebo môžete údaje zhromažďovať a zistiť, ako to robíte v celom workflow. Nástroje implementované v tejto fáze zahŕňajú monitorovanie obchodných aktivít, dashboardy, nástroje na vytváranie prehľadov a auditu.
Piata etapa: Optimalizácia
V tomto štádiu váš proces môže byť ďaleko od dokonalosti. Teraz musíte zvážiť, čo môžete urobiť pre ďalšie optimalizáciu procesu. Potrebujete napríklad pridať ďalší zdroj do špecifických oblastí, kde sa často vyskytujú nedostatky? Majte na pamäti, že optimalizácia nie je jednorázová udalosť. Skôr musíte počúvať spätnú väzbu zamestnancov a zákazníkov a robiť zmeny vždy, keď sa vyskytnú problémy. Ak nový proces nezlepší skúsenosti zainteresovaných strán v službe, nemožno povedať, že je to úspech.
Kto vykonáva riadenie podnikových procesov?
Často je potrebný tím expertov s informačnými a obchodnými znalosťami na realizáciu projektu BPM, ale naozaj záleží na rozsahu projektu, ktorý plánujete spustiť. Ak chcete dosiahnuť niekoľko rýchlych výhier tým, že zlepšíte niektoré procesy s nízkym rizikom, s vysokou návratnosťou vo vlastnom malom podniku, potom by malo byť relatívne ľahké získať projekt BPM mimo ihriska s pomocou malého interného tímu a niektoré kvalitný softvér na mapovanie vašich procesov.
Dobrý spôsob, ako začať, je absolvovanie kurzu BPM. Rýchle vyhľadávanie Google by malo priniesť niektoré lokálne možnosti alebo on-line program. Mnoho firiem sa rozhodne dať svojim zamestnancom program certifikácie riadenia obchodných procesov, ktorý umožňuje kľúčovým zamestnancom získať oficiálne školenie v príslušných metodikách. Inštitút pre riadenie podnikových procesov v súčasnosti ponúka 30 programov a sedem certifikátov v rôznych disciplínach a metodikách spojených s BPM. Skontrolujte ich webové stránky pre podrobnosti.
Čo je nástroj BPM?
Jednoducho, nástroj BPM je softvér, ktorý používate na automatizáciu implementácie BPM. Jeho úlohou je umožniť vašu obchodnú transformáciu, aby ste mohli svoje procesy odviezť do nových výšok. Možnosti sú tak široké, ako sú dlhé, ale vo všeobecnosti budete hľadať systém s minimálne týmito funkciami:
- Nástroj na grafické spracovanie vizuálneho spracovania: Umožňuje vám modelovať procesy a vytvárať nové pracovné postupy. Niektoré nástroje vyžadujú schopnosti kódovania ako spôsob implementácie modelovania; ostatní dodávatelia ponúkajú prístup s nízkym kódom, ktorý používa systém "drag and drop". Tá môže fungovať dobre, ak nemáte hardcore programátora v tíme.
- Ovládacie panely a kontrola prístupu: Týmto sa rozhodujúcim činiteľom stáva viditeľnosť sledovania pokroku a poskytuje bezpečnosť tým, že obmedzuje prístup k informáciám pre určitých ľudí.
- Chyba pri manipulácii: Je užitočné mať verifikačný modul, ktorý nájde a rieši chyby a poruchy.
- Integrácia s existujúcim softvérom: Vaše riešenie BPM bude obmedzené, ak nebude komunikovať s inými hlavnými systémami ERP / CRM.
- Správy a analýzy: Dobré riešenie BPM spúšťa správy o takýchto kľúčových metrikách ako sú otvorené položky, priemerná doba potrebná na dokončenie úlohy a frekvencia presmerovania položky.
Pokiaľ ide o konkrétne nástroje na riadenie obchodných procesov, je to dosť preplnený trh. Niektorí z veľkých hráčov patria Pegasystems, bpm'online štúdio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian a Process Street. Recenzie sú ľahko dostupné na internete a väčšina nástrojov je vybavená bezplatnou 14-dňovou skúškou, aby ste mohli skontrolovať funkcie pred konečným nákupom.
