Aby sa zabezpečilo, že dodržiavajú predpisy o službe IRS (Internal Revenue Service) a zákony o štátnej a miestnej správe, spoločnosti musia do svojich mzdových systémov zahrnúť dôležité informácie o zamestnancoch a spoločnostiach. Zriadenie a prevádzka rôznych komponentov, ktoré zahŕňajú mzdový systém, vyžaduje náležitú starostlivosť a primeranú znalosť daňovej legislatívy. V dôsledku toho je spoločné, aby spoločnosti najali externého konzultanta, účtovníka alebo mzdovú službu na zaplatenie daňových platieb, spracovanie W-2, riadenie dôchodkových a poistných plánov a vykonávanie iných povinností týkajúcich sa miezd.
Informácie pre zamestnancov
Počas nového procesu prenájmu musia spoločnosti zhromažďovať informácie, ako napríklad zdravotné poistenie a formuláre W-4, aby zistili, čo sa má odpočítať od výplaty zamestnanca. Tieto formuláre tiež poskytujú zamestnávateľom dôležité informácie, ako napríklad číslo sociálneho poistenia zamestnanca a ich zrážkovú sumu na federálne a štátne daňové účely. Systém musí tiež sledovať a spracovávať zmeny v stave oslobodenia od dane zamestnanca, dôchodky, poistné plány alebo penzijné fondy.
Informácie o platoch
Súčasťou nového procesu nájmu sú mzdové systémy, ktoré označujú zamestnancov na plný úväzok, na čiastočný úväzok a dodávateľov. Klasifikácia pracovníkov v mzdovom systéme je dôležitá, pretože vláda ukladá vysoké sankcie spoločnostiam, ktoré kategorizujú zamestnancov nesprávne.
Timesheets
Bez znalosti o počte hodín zamestnanca pracovník nemôže určiť, čo má platiť zamestnanec. Zatiaľ čo niektorí pracovníci dostávajú plat, iní sú hodinovo kompenzovaní alebo určení ako zamestnanci, ktorí nie sú zamestnanci. Mzdové systémy zahŕňajú informácie o časovom rozvrhu alebo oblasti, v ktorých sa zaznamenávajú hodinové a nezvyčajné hodiny zamestnancov a preverujú ich presnosť. Informácie je možné zhromažďovať prostredníctvom počítačového časového spínacieho zariadenia, časového razidla alebo papierového časového rozvrhu.
Príslušné dane a zrážky
Hoci IRS poskytuje spoločnostiam daňové tabuľky na výpočet zrážok dane z príjmov zamestnancov, dodávatelia a mzdové počítačové systémy môžu tiež poskytnúť tieto informácie. Zamestnávatelia musia pri zostavovaní príslušných daní brať do úvahy ročné príjmy, mzdové úrovne a daňové úľavy. Mzdové systémy okrem toho musia počítať zrážky z dôchodkových programov, 401 (k) s, poistné plány, odvody a obdarovania. Mzdové oddelenie taktiež sleduje úvery a iné zrážky, ktoré majú výšku stropu a zastavuje odpisy výplaty, keď bola celková čiastka splatená.
Mzdový register
Mzdový register sumarizuje zárobky zamestnancov a informácie o odpočtoch v účtovnej závierke, ktorá je vložená do hlavnej knihy pre účely účtovníctva a všeobecných výskumov. Mzdové registre sa používajú aj na vytváranie daňových správ. Tieto dokumenty sú pripravené mzdovým personálom alebo vytvorené pomocou mzdových počítačových systémov.
Ručné platby
Príležitostne spoločnosti vydávajú manuálne odmeny zamestnancom medzi výplatnými lehotami z dôvodu ukončenia pracovného pomeru alebo mzdovej chyby. Mzdové systémy musia účtovať sumu šeku v mzdovom registri na účely dane a výkazníctva. Tým sa zabezpečí zosúladenie srážkovej dane zamestnávateľa so zrážkami zamestnancov.
