Manuálny mzdový systém sa plne vykonáva ručne, zatiaľ čo počítačový mzdový systém umožňuje spoločnosti spracovávať mzdy prostredníctvom vyhradeného mzdového softvéru. Manuálny systém môže mať za následok výpadky miezd a je zvyčajne pomalý a namáhavý proces. Počítačové systémy ponúkajú množstvo výhod, vrátane vyššej presnosti a rýchlosti.
Čas importu
Mnohí zamestnávatelia používajú časomiestny systém, napríklad časové hodiny, na sledovanie pracovného času zamestnancov. Manuálny systém vyžaduje sledovanie času zamestnanca ručne, ale počítačový mzdový systém má schopnosť automaticky prenášať záznamy zamestnancov z časomiera do mzdového systému.Takýto systém môže oddeliť pravidelné hodiny od odpracovaných hodín nadčas, aj keď zamestnanci môžu príležitostne robiť úpravy.
Automatické výpočty
Počítačové mzdové systémy môžu zaoberať pracovným časom zamestnanca na štvrťhodinové segmenty a presne vypočítať celkový počet odpracovaných hodín, ktoré sa majú zaplatiť, a tým ušetriť čas strávený na manuálnych výpočtoch. Tieto systémy vypočítavajú všetky platené frekvencie, ako týždenné, dvojtýždňové, polročne a mesačne, na základe získaných vstupných údajov.
Počítačový mzdový systém automaticky vypočítava zákonné odpočty zamestnancov, ako napríklad dane a mzdové náhrady a dobrovoľné zrážky, ako sú poplatky za parkovanie, príspevky vo výške 401 (k) a zdravotné dávky. Mzdová osoba jednoducho zadá údaje, na ktorých sú zrážky založené, ako napríklad formulár W-4 informácie o zrážke federálnej dane z príjmov.
Spracovanie výplaty
Manuálny mzdový systém vyžaduje, aby ste vytlačili výplatné listy na písacom stroji alebo ručne. Počítačový mzdový systém má možnosť priameho vkladu, čo šetrí peniaze vynaložené na živé kontroly a zosúladenie. Okrem toho dochádza rýchlo k počítačovej tlači výplatných kariet a platieb, bez ohľadu na objem.
Generovanie hlásení
Počítačový mzdový systém generuje výkazy o mzdách, ktoré vám umožnia skontrolovať mzdové účtovníctvo pred tlačou výplatných kariet alebo platieb. Ministerstvo práce USA požaduje, aby zamestnávatelia uchovávali záznamy o mzdách najmenej tri roky. Počítačový systém umožňuje tlač kópií mzdových registrov týkajúcich sa každej výplatnej lehoty a tiež neurčito ukladá informácie v systéme.
Počítačové systémy pomáhajú zabezpečiť dodržiavanie dane z miezd vytváraním daňových správ vrátane štvrťročných a ročných výkazov o mzdách a formulárov W-2 zamestnancov. Tieto systémy poskytujú účtovníkom spoločnosti údaje potrebné na vybavenie dane spoločnosti z hľadiska mzdy a zosúlaďovania a tlač potrebných správ. Okrem toho tieto systémy sledujú príjmy, ktoré sa berú a platia, ako sú dovolenka a osobný čas.
