Archívy sa obvykle vzťahujú na kancelársky nábytok, ktorý ukladá súbory a dokumenty. Spisovacie skrinky sa dodávajú v rôznych veľkostiach. Niektoré z nich majú zablokovanie, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu, zatiaľ čo ostatné skrinky sa ľahko prepravujú a prístupné každému. Podniky s veľkým množstvom spisov, ako sú nemocnice, právnické firmy alebo školy, často udržujú skrinky, ktoré sa nemôžu ľahko pohybovať.
základy
Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete dokumentovať. Na vytvorenie systematického prístupu by ste mali analyzovať informácie, ktoré budú uložené v súboroch. Brainstorm rôzne spôsoby, ako si môžete vybrať najlepšiu metódu. Napríklad, ak budete mať záznamy o dodávateľoch automobilových dielov, môžete podať abecedný prístup založený na názve spoločnosti. Môžete tiež vytvoriť metódu na oddelenie dodávateľov podľa regiónov (napr. Juh, West, East, International). Ak uchovávate záznamy plazov, potom by vaša metóda mohla zahŕňať organizovanie plazov podľa ich vedeckých názvov alebo do dátumu vytvorenia súboru.
Správa dokumentov
Keď navrhnete uspokojivú metódu, uistite sa, že ju napíšete tak, aby ostatní ľudia pochopili a sledovali systém podávania. Tiež by ste mali zaistiť, aby boli súbory správne zachované, pretože systém bude rýchlo neúčinný, ak sú súbory neúplné (napr. Chýbajúce údaje) alebo nesprávne uložené (napr. Ignorovanie kategórií pri registrácii). Napríklad, ak oddeľujete pohlavie podľa farby, potom ľudia, ktorí vytvárajú súbory, nesmú pamätať na rozlíšenie mužov a žien.
Musíte predvídať rast a pridať ďalšie skrinky alebo priestor podľa potreby. V opačnom prípade budú záznamy nahustené príliš tesne. Taktiež zvážte, ako rozlíšiť aktívne od neaktívnych súborov a prípadne, kedy zničiť alebo skartovať neaktívne súbory.
dôležité informácie
Mnoho firiem implementuje systémy organizácie dokumentov, ktoré používajú originálne dokumenty alebo tlačené dokumenty. Pred vytvorením nového systému archivovania by ste však mali preskúmať virtuálne možnosti. Napríklad môžete zakúpiť softvérový program a vstupné dáta na interný alebo webový server. Dokonca aj v prípade, že máte v súčasnosti systém podávania, mali by ste vyhodnotiť čas a náklady na prenos dát s potenciálnymi úsporami nákladov a efektívnosťou digitálneho alebo webového úložiska. Právne firmy, ktoré používajú softvér na správu prípadov Needles, môžu minúť významný čas prenosu dát, ale akonáhle systém plne funguje, existuje nespočetné množstvo výhod, ako napríklad možnosť prístupu k súborom zo vzdialených miest.
