Systémy podávania a klasifikácie spadajú do troch hlavných typov: abecedné, numerické a alfanumerické. Každý z týchto typov archivačných systémov má výhody a nevýhody v závislosti od podaných a klasifikovaných informácií. Okrem toho môžete oddeliť každý typ systému podávania do podskupín. Efektívny klasifikačný systém podania používa najdôležitejší, praktický a flexibilný typ systému pre príslušné informácie.
Abecedné lokálne archivačné systémy
Abecedné aktuálne systémy klasifikujú informácie podľa témy a potom uvádzajú štítky v abecednom poradí. Súvisiace témy nie sú v tomto systéme spojené. Obvykle je tento typ systému najlepší, ak ide o malé množstvo informácií. Tento typ systému podávania a klasifikácie je niekedy nazývaný ako "slovníkový" systém. Pri podávaní osobných mien sa ako primárny triedič používajú posledné mená, pričom prvé mená sa používajú iba v prípade rovnakých priezvísk.
Abecedné encyklopédie Filing Systems
V systéme archivácie a klasifikácie "encyklopédia" sa informácie najskôr členia podľa všeobecnej kategórie a podkategórie sa uvádzajú v abecednom poradí. Tento typ archivačného systému je obzvlášť užitočný pri manipulácii s veľkým množstvom informácií, pretože používatelia systému nemusia mať na pamäti názov konkrétneho súboru, aby ho našli. Namiesto toho môžu začať hľadaním všeobecnej kategórie a hľadaním v nej nájsť konkrétny súbor, ktorý potrebujú.
Abecedné geografické systémy archivovania
Podskupina systému na evidenciu a klasifikáciu encyklopédií je abecedný geografický systém archivovania. V geografickom systéme sú hlavné kategórie rozdelené podľa miest. Môžete použiť ľubovoľnú veľkosť alebo typ miesta, od krajín po mestá až po poľné úrady. Užívatelia tohto typu systému začínajú výberom geografickej oblasti relevantnej pre ich vyhľadávanie a potom hľadajú abecedne v rámci tejto témy, aby našli špecifické informácie, ktoré hľadajú.
Priame numerické systémy archivovania
Systémy číselného prihlasovania a klasifikácie sa používajú veľmi jednoducho, pretože zvyčajne začínajú na prvom mieste a označujú každý súbor s následným číslom. Používanie tohto typu systému je však obmedzené, pretože často vyžaduje index, ktorý pomôže používateľom nájsť súbory, ktoré hľadajú, a súbory s vysokou aktivitou môžu byť preťažené okolo rovnakej číselnej oblasti.
Duplexné systémy číselného archivovania
V systémoch obojstranného číslovania sú súborom zadávané číselné označenia s viacerými množinami zahrnutých čísel. Tento typ archivačného systému dokáže spracovať veľké množstvo dát. Rôzne sady čísel môžu zodpovedať hlavným kategóriám a podkategóriám, ktoré sú paralelné s encyklopedickým systémom podávania a klasifikácie. Jednou nevýhodou takéhoto systému je, že je potrebný index na pochopenie toho, čo sa týka každej skupiny čísel. Veľmi známy typ duplexného numerického systému je systém Dewey Decimal, ktorý väčšina knižníc používa na katalogizáciu svojich zbierok.
Chronologické archivačné systémy
Ďalšou podkategóriou číselných systémov archivovania sú chronologické systémy, v ktorých sú usporiadané podľa dátumu. Súbory sú najprv zoskupené podľa roka, potom mesiaca, potom denne. Súbory korešpondencie, ako napríklad e-mailové zoznamy, sú zvyčajne organizované týmto spôsobom a najskôr sú uvedené najnovšie údaje.
Alfanumerické archivačné systémy
V alfanumerických kartografických systémoch sa informácie klasifikujú podľa kategórie v encyklopedickom systéme, ale pomocou písmen a čísel označujú kategórie. Použitie oboch písmen a čísel umožňuje oveľa väčšie pole kategórií ako použitie čísel samotných. Takže systém podania a klasifikácie kongresu Kongresu, ktorý je alfanumerický, umožňuje väčšiu škálu kategórií, ako je Deweyov desiatkový systém, ktorý je obmedzený na desať hlavných kategórií.
