Či už ste vymenovaní za predsedajúceho fundraisingu pre organizáciu alebo sa rozhodnete konať samostatne, plánovanie úspešnej fundraisingovej akcie si vyžaduje rozsiahlu prípravu. Tajomná večera udalosť je vzrušujúcou alternatívou k tradičnej zbierke vianočných darčekov. Akčný súbor uskutočňuje záhadnú hru, kým si hostia vychutnájú jedlo. Zvyčajne herci komunikujú s publikom a vyzývajú ich, aby sa pokúsili vyriešiť záhadu. Ako usporiadateľ budete mať spokojnosť nielen s získavaním peňazí pre vašu organizáciu, ale aj hosťovaním nezabudnuteľnej akcie pre svojich hostí.
Získajte pomoc iných ľudí v organizácii. Pri stredne veľkej udalosti budete pravdepodobne musieť delegovať niektoré úlohy, aby ste splnili všetky svoje ciele. Budete potrebovať ľudí, ktorí môžu pomôcť organizovať stravovanie, zábavu a finančné aspekty podujatia. Ak máte dostatok dobrovoľníkov, možno budete chcieť vytvoriť výbory pridelené rôznym úlohám.
Nastavte ciele získavania finančných prostriedkov. Vypočítajte, koľko peňazí chcete získať pre organizáciu, a pridajte náklady na hosťovanie udalosti. Váš rozpočet by mal zahŕňať cenu miesta konania, reklamu, dekorácie, cateringové služby, herecké a čistiace práce. Evidujte všetky finančné aspekty udalosti na daňové účely.
Nastavte dátum udalosti a naplánujte stretnutia s inými dobrovoľníkmi alebo výbormi. Tieto stretnutia budú slúžiť ako kontroly pokroku a pomôžu predchádzať problémom a konfliktom počas procesu plánovania. Diskutujte o zálohových plánoch v prípade možných problémov, ako sú napríklad herci, ktorí sa nezobrazujú.
Rezervovať miesto konania. Priestor potrebuje prispôsobiť jedáleň, miestnosť na oddych a kuchynské vybavenie pre stravovateľov. Mnoho spoločenských miest sa rýchlo naplní, takže si rezervujte miesto, hneď ako nastavíte termín pre tajomnú večeru.
Prenájom hereckej a cateringovej spoločnosti. Budete potrebovať skupinu, ktorá sa špecializuje na tajomné hry alebo má skúsenosti s účasťou na podujatiach tajomnej večere. Pri nákupe kaviarne vyhľadajte reštauráciu, ktorá sa špecializuje na večere s finančnými prostriedkami a ponúka možnosti v rámci vášho rozpočtu.
Nastavte ceny vstupeniek na základe nákladov na hosťovanie udalosti. Budete musieť vypočítať náklady na hlavu. Napríklad, ak náklady na stravovanie sú 10 EUR na osobu a náklady na hereckú skupinu priemerne 10 EUR na osobu, náklady na hlavu sú okolo 20 EUR. Väčšina organizácií nastaví cenu letenky na dvojnásobok nákladov na osobu, takže v tomto príklade by vstupenky na podujatie mali byť 40 USD.
Propagujte svoju udalosť. Vytvorte webové stránky a nasmerujte ľudí na stránku, aby ste získali viac informácií o všetkých reklamných materiáloch. Webová stránka by mala obsahovať informácie o dátume, čase, mieste a cenách lístkov, ako aj o informáciách o vašej organizácii a o tom, ako budú použité finančné prostriedky použité.
Tipy
-
Cenovo dostupné reklamné nápady zahŕňajú stránky sociálnych sietí, letáky a plagáty. Niektoré noviny a rozhlasové stanice umožňujú neziskovým organizáciám propagovať svoje podujatia zadarmo.
